حفظ رسائل البريد التي يعالجها سير العمل والعثور عليها وقراءتها

فهم وظيفة الأرشيف

كل رسالة يستقبلها سير العمل أو يرسلها تصبح سجلًا قابلًا للبحث ومرتبطًا بسير العمل الذي عالجها. يحدث ذلك تلقائيًا، ولا يحتاج أحد إلى تشغيل التقاط البحث لكل سير عمل أو صندوق بريد.

يشمل البحث الموضوع ونص الرسالة والأشخاص وأسماء الملفات والنص داخل المرفقات القابلة للقراءة. لذلك قد تعثر عبارة لا تظهر إلا في أمر شراء مرفق على الرسالة التي حملته. كما تعمل المطابقة بالمعنى إلى جانب الألفاظ؛ فيمكن لسؤال إنجليزي العثور على رسالة عربية والعكس.

لا تُقرأ الصفحات الممسوحة ضوئيًا والصور لأن OCR غير مفعّل حاليًا. لكن يمكن العثور على رسائلها بالموضوع والمرسل واسم الملف، ويُوسم المرفق بأنه غير قابل للقراءة بدل الإيحاء باستخراج نص منه.

معرفة ما يُحتفظ به

التقاط النص للبحث مفعّل دائمًا. ويختار فضاء العمل ما إذا كانت الرسالة والملفات الأصلية ستبقى بعد التقاط نصها القابل للبحث.

يظل لسير العمل الذي يتلقى ملفًا نسخة عمل مؤقتة ما دامت عملية التشغيل تحتاج إليها. تُزال بعد انتهاء التشغيل ولا تظهر في «المستندات» إلا إذا كانت مساحة العمل تحتفظ بالأصول.

الاحتفاظ بالرسائل الأصلية وملفاتها

1. افتح الإدارة ← البريد الإلكتروني.
2. اعثر على ما يتركه بريدك خلفه (What your email leaves behind).
3. فعّل الاحتفاظ بالرسائل الأصلية وملفاتها.

يطبق الإعداد على الرسائل المستلمة بعد تفعيله. ولا يمكنه استرجاع ملفات أصلية حُذفت بالفعل بعد التقاط النص. إيقافه يمنع تخزين الأصول الجديدة ولا يحذف ما حُفظ سابقًا؛ إذ تتحكم مدة الاحتفاظ في حذفها لاحقًا.

فهم سلامة المرفقات

يُعزل كل مرفق محفوظ ويُفحص بحثًا عن البرمجيات الضارة قبل أن يتيحه RAPTIX للتنزيل أو ينشره في «المستندات». يتخذ الأرشيف الخيار الآمن عند أي فشل:

يتكيف فحص الحالة أثناء عمل الماسح، ويبدأ بفاصل قصير كي يتاح الملف العادي سريعًا من دون إعادة تحميل الرسالة كلها مرارًا.

يعرض الأرشيف تنزيل فقط عن قصد. ولا يضيف إجراء «فتح في المستندات» ثانيًا بجانب الملف، لأن قارئ البريد ينبغي أن يقدم إجراء ملف واحدًا واضحًا، ولأنه لا يجوز معاينة الملف قبل اجتياز الفحص.

العثور على ملف بريد في «المستندات»

عند الاحتفاظ بالأصول واجتياز الملف للفحص، يظهر المرفق في المستندات تحت:

البريد الإلكتروني  ←  2026-08  ←  [email protected]  ←  invoice.pdf

يوجد ملف مخزن واحد لا نسختان؛ ومدخل «المستندات» هو المرفق المؤرشف. إذا محا الاحتفاظ أو حذف مخول الرسالة، يُمحى المستند المرتبط معها.

لا ترى ملف البريد إلا إذا كنت طرفًا فيه، كمرسل أو مستلم في To أو Cc أو مالك عنوان RAPTIX الذي وصله، أو إذا كنت تملك سير العمل الذي وصله. وتظل صلاحيات مستندات مساحة العمل سارية.

تصفح الأرشيف والبحث فيه

افتح التطبيقات ثم اختر البريد الإلكتروني (Email) في ترويسة الصفحة.

عندما يتاح ترتيب النتائج بالمعنى، توضح القائمة ذلك. وإذا لم يتوفر، تصرح الصفحة بأن الترتيب يعتمد على الألفاظ فقط؛ ويستمر البحث النصي في العمل.

فتح رسالة من دون فقد حالة الأرشيف

اختر رسالة من قائمة الأرشيف. يفتحها RAPTIX في علامة متصفح جديدة عبر عنوانها القابل للمشاركة. لا تظهر ترويسة «التطبيقات» ولا عناصر التحكم العامة في تلك العلامة، لتظل الرسالة ورحلتها في سير العمل محور التركيز. ويبقى الأرشيف بمرشحاته مفتوحًا في العلامة الأصلية.

تعرض الصفحة المركزة:

• الموضوع وسياق سير العمل المرتبط؛
• الرسائل المتحققة والبريد المقتبس مرتبة زمنيًا؛
• الملفات المجمعة من تلك الرسائل؛
• حالة فحص المرفقات الحية.

يظل العنوان القديم /admin/email-archive عاملًا للتوافق، ويعيد التوجيه إلى البريد الإلكتروني في «التطبيقات».

قراءة الرسالة في العارض المركز

اختر رسالة أو بريدًا مقتبسًا في الرحلة. يفتح داخل عارض وسطي على شكل رسالة، لا في لوحة جانبية. تصبح الخلفية معتمة قليلًا ومموهة بخفة كي تنفصل الرسالة بصريًا عن الرحلة خلفها.

• يظهر من (From) وإلى (To) جنبًا إلى جنب في الشاشات العريضة، ويتراصان بوضوح على الهاتف.
• لا يظهر Cc وBcc وReply-To إلا عند وجوده والسماح بعرضه.
• تظهر نسخة منسقة آمنة افتراضيًا عندما يتوفر HTML الأصلي.
• يبدل نص عادي (Plain text) إلى البديل النصي، ويعيد عرض منسق (Formatted view) التنسيق.
• يُنظف النص المستخرج من آثار HTML الفارغة والأسطر البيضاء المتكررة، مع الحفاظ على الفقرات والقوائم.
• تبقى الرسائل القصيرة في مساحة قراءة مدمجة، بينما تمرر الطويلة داخل العارض من دون دفع زر الإغلاق خارج الشاشة.
• أغلق العارض بزر الإغلاق، أو مفتاح Escape، أو اختيار الخلفية المعتمة.

يُسمى المحتوى المقتبس بريد مقتبس (Quoted email) لا «مستخرج». فهو مستعاد من نص رسالة مؤرشفة أخرى، وليس رسالة مستقلة تم التحقق من استلامها. وقد تعرض الرسالة المتحققة أيضًا إظهار السجل المقتبس (Show quoted history) حتى يبقى الفرق واضحًا.

يحذف القارئ عمدًا ترويسات النقل ومعرفات الرسائل وحالة الالتقاط والتشخيصات التقنية الأخرى. فهي لا تساعد الشخص على قراءة الرسالة أو التصرف فيها، وليست جزءًا من المحتوى الموجه للمستخدم.

تنزيل مرفق

افتح الرسالة المتحققة أو استخدم قسم الملفات في الصفحة. بعد اجتياز الملف للفحص، اختر تنزيل. يعيد RAPTIX التحقق من صلاحياتك مع طلب التنزيل؛ ولا يكشف الأرشيف عنوان ملف عامًا.

إذا كان خيار الاحتفاظ بالأصول متوقفًا عند وصول الرسالة، فقد يظل النص قابلًا للبحث لكن لا يوجد ملف مخزن لتنزيله لاحقًا.

فهم من يرى ماذا

ترى الرسالة إذا كنت طرفًا فيها كمرسل أو في To أو Cc، أو إذا وصلت إلى عنوان RAPTIX يخصك، أو إذا منحتك علاقتك بسير العمل الوصول. ولا يكشف وصولك إلى صفحة البريد جميع رسائل مساحة العمل.

النسخة المخفية منفصلة؛ فلا يعرف قارئ الرسالة تلقائيًا من كان في Bcc. يتطلب ذلك صلاحية خاصة ويقتصر على المرسل والمشارك في النسخة المخفية.

تستخدم التصفية والبحث والأعداد قاعدة الوصول نفسها. أي عدد تراه هو عدد الرسائل التي يمكنك أنت رؤيتها، لا إجمالي مساحة العمل من دون ترشيح.

تحديد مدة الاحتفاظ بالبريد

افتح إعدادات البريد واستخدم مدة الاحتفاظ برسائل البريد (How long emails are kept) لمساحة العمل:

• اتركها فارغة للاحتفاظ بالبريد إلى أجل غير محدد، وهو الإعداد الافتراضي.
• أدخل عدد أيام لحذف ما تجاوز المدة تلقائيًا.

يطلب تقصير المدة تأكيدًا، لأن دورة الاحتفاظ التالية تحذف نهائيًا الرسالة ونصها ومرفقاتها ونسختها المخزنة وربطها بالمستندات وفهرس البحث. ويبقى سجل تدقيق منفصل يبين أن الحذف حدث وسببه.

تعمل سياسة الاحتفاظ تلقائيًا. ويُقاس عمر الرسالة من وقت استقبال RAPTIX لها أو إرسالها، لا من تاريخ تدعيه الرسالة داخل محتواها.

قراءة شريط الانتباه

لا يظهر شريط الانتباه إلا عند وجود ما يتطلب إجراءً:

غياب الشريط يعني عدم وجود شيء عالق. أما قائمة انتظار تلحق بالرسائل ببساطة فهي طبيعية ولا تظهر كفشل.

سؤال المساعد بدل البحث

يمكن لمساعدك الإجابة من الأرشيف بالعربية أو الإنجليزية، مثل:

• «ماذا أرسل إلينا المورد بشأن المضخات المتأخرة؟»
• “How many invoices arrived from Alpha Company this month?”
• «لخّص كل ما استلمناه عن المناقصة الأسبوع الماضي.»

لا يبحث المساعد إلا في الرسائل التي يسمح لك برؤيتها ويذكر البريد الذي استخدمه. وللأرقام داخل جدول، اسأل مباشرة؛ إذ يستعلم المساعد عن الصفوف القابلة للقراءة بدل التخمين من معاينة.

استكشاف المشكلات وحلها