إنشاء المستندات وتعديلها من الشات
سكرتيرك يجهّز لك المستندات: ملفات PDF وWord وExcel، ومعها الصور. اطلب في رسالة واحدة، وافتح الملف بجانب الشات، وعدّله بالكلام أو بالقلم، ثم أرسله. وهو السكرتير نفسه الذي يتابع الناس، فالفاتورة التي يجهّزها يستطيع أن يرسلها ويتابعها.
إنشاء مستند
- اكتب ما تريده وأعطِ البيانات في رسالة واحدة، مثل: «فاتورة لعميلي: 3 بنود، ضريبة 15%» أو «خطاب شكر في صفحة واحدة لفريق المبيعات».
- اذكر PDF أو Word أو Excel إن احتجت صيغة بعينها. الصيغة الافتراضية PDF.
- انتظر بطاقة المستند. تعرض رقم النسخة، وفيها فتح وتنزيل.
يكتب العربية صحيحة من اليمين لليسار، والتاريخ هجريًا أو ميلاديًا، ويضع شعارك إن رفعته. الإجماليات والضريبة والمبلغ كتابةً تُحسب ولا تُخمَّن. وإن نقص شيء لا يقوم المستند بدونه، يسألك مرة واحدة.
وكل ملف يُحفظ أيضًا في المستندات.
التعديل بالكلام
اكتب التعديل: «كبّر العنوان»، «احذف آخر صف»، «خلّي الشريط برتقالي»، «شيل أرقام الصفحات». يتغير الجزء المقصود فقط. كل تعديل نسخة جديدة؛ واطلب «ارجع للنسخة 1» لاستعادة نسخة أقدم.
التعديل بالقلم
- اختر فتح من البطاقة، ثم تعديل.
- اكتب، أو ارسم، أو ظلّل، أو أضف صورة، أو وقّع بخط يدك.
- اختر أحد الزرين:
- حفظ PDF يحفظ علاماتك كنسخة جديدة.
- ابعت الملاحظات للسكرتير يغلق المحرر ويضع ملاحظاتك في خانة الكتابة. أضف سطرًا إن أردت ثم أرسل. يطبّق السكرتير العلامات، ويسأل عن أي علامة غير واضحة.
التوقيع بخط اليد علامة مرسومة على الصفحة، وليس توقيعًا رقميًا معتمدًا.
اختيار الملف الذي تعمل عليه
قائمة تعمل الآن على فوق خانة الكتابة تحدد ملف رسالتك التالية:
- هذه المحادثة: كل مستند صُنع في المحادثة بنسخه. اختر نسخة أقدم ليبني عليها.
- المستندات: ابحث في مكتبة مساحة العمل وأضف ملفًا أو أكثر إلى رسالتك.
وإن لم تختر شيئًا، يعمل السكرتير على أحدث نسخة من آخر ملف.
ملفاتك أنت
- Word: ارفعه واطلب التعديل. يُعدَّل في مكانه ويبقى الباقي كما هو تمامًا. اطلب تعقّب التغييرات لترى كل تعديل كاقتراح مع تعليقات.
- Excel: عدّل الخلايا أو المعادلات أو الصفوف أو الأعمدة، أو أضف ورقة. التعديل الذي يكسر معادلة يُرفض.
- PDF: املأ نموذجًا رسميًا، أو ادمج ملفات، أو أبقِ صفحات أو احذفها أو رتّبها أو دوّرها، أو أضف علامة مائية أو كلمة سر، أو استبدل سطرًا من النص إن اتسع له المكان.
- عدة ملفات: لخّصها في مستند واحد، أو ابحث عن جملة ورقم صفحتها، أو قارن بينها، أو تحقق من كلامها على الويب.
القوالب
قل «احفظ ده كقالب»، وأكّد الخانات التي يقترحها. في المرة التالية، في أي محادثة: «الفاتورة لهذا العميل بهذه الأرقام» تعطيك نفس الشكل ببيانات جديدة ورقم الفاتورة التالي.
التقارير الطويلة (من 30 إلى 60 صفحة)
اطلب تقريرًا أو عرضًا طويلًا. تظهر بطاقة خطة فيها الأقسام والطول والتكلفة التقديرية، ولا يبدأ شيء حتى تختار ابدأ التقرير. يُبحث التقرير ويُكتب في الخلفية، ومعه رسوم بيانية من بيانات حقيقية، وصور، وغلاف، وفهرس، وقائمة بالمصادر التي استُخدمت. تستطيع مغادرة الصفحة؛ والبطاقة تعرض التقدم وترتيبه في الدور.
ما لا يفعله
PowerPoint، وتحويل PDF إلى Word، وتعديل نص PDF ممسوح ضوئيًا، والتوقيع الرقمي المعتمد، وإرسال الفاتورة الإلكترونية للجهات الرسمية، وإدراج صور داخل ملف Excel مرفوع.
التكلفة
كل مستند يستهلك عملات من رصيد مساحة العمل. راجع الفوترة لمعرفة رصيدك.