البحث في بريد سير العمل وفهم الأمان والاحتفاظ
البحث في البريد المسموح لك برؤيته فقط
افتح التطبيقات (Applications)، ثم اختر البريد الإلكتروني (Email). يمكن أن يشمل البحث الموضوع والنص والمشاركين وأسماء الملفات ونص المرفقات القابل للقراءة. وعندما يتوفر الترتيب بالمعنى، يستطيع سؤال عربي العثور على محتوى إنجليزي ذي صلة والعكس.
تستخدم نتائجك وعوامل التصفية والأعداد وإجابات المساعد حدود الوصول نفسها. ترى الرسائل التي تكون فيها مشاركًا مسموحًا، أو التي وصلت إلى عنوان تملكه، أو المرتبطة بسير عمل مسموح لك بإدارته. صلاحية البريد ليست صلاحية لأرشيف مساحة العمل كاملًا.
استخدم عوامل تصفية الاتجاه والمرفقات والانتباه والشخص والتاريخ ورسائل النظام لتضييق القائمة. يؤدي فتح رسالة إلى صفحة مركزة في علامة تبويب مستقلة، حتى يظل الأرشيف المصفّى متاحًا.
قراءة رحلة الرسالة
يمكن أن يعرض العرض المركز:
- الرسالة المستلمة أو المرسلة التي جرى التحقق منها؛
- السجل المقتبس، مع تسمية منفصلة عن الرسائل المتحقق منها استقلالًا؛
- محتوى منسق آمن أو نص عادي؛
- سياق سير العمل ومراحله؛ و
- الملفات المسموح بها مع حالة أمانها المباشرة.
يحذف القارئ تشخيصات النقل وتفاصيل التخزين الداخلية التي لا تساعد في قرار العمل. استخدم الخط الزمني لمثيل سير العمل لحالة العملية، والأرشيف لسجل التواصل.
فهم النص القابل للبحث والأصول المخزنة
التقاط البحث وتخزين الأصل خياران منفصلان:
| المحتوى | الأصول غير محفوظة | الاحتفاظ بالرسائل الأصلية وملفاتها (Keep the original messages and their files) مفعّل |
|---|---|---|
| النص القابل للبحث من الرسالة والملفات المقروءة | متاح عند إعداد الفهرسة | متاح عند إعداد الفهرسة |
| توفر الرسالة الأصلية لاحقًا | لا | نعم |
| إمكان تنزيل المرفق الأصلي لاحقًا | لا | نعم، بعد نتيجة أمان سليمة |
| تمثيل المرفق السليم في المستندات | لا | نعم |
| احتسابه من مساحة تخزين مساحة العمل | لا يوجد أصل | الأصل والملفات المخزنة |
يغيّر المشرف خيار تخزين الأصل في إعدادات البريد. ينطبق على الرسائل الجديدة ولا يستطيع استعادة أصل سبق التخلص منه. يؤدي إيقافه إلى منع تخزين أصول جديدة؛ بينما تتحكم إعدادات الاحتفاظ في الأصول المحفوظة بالفعل.
انتظار نتيجة أمان المرفق
تُعزل المرفقات المحتفظ بها إلى أن يكتمل فحص الأمان.
| الحالة | النتيجة للمستخدم |
|---|---|
| الفحص قيد التنفيذ | قد يظهر اسم الملف، لكن التنزيل غير متاح. |
| سليم | يصبح التنزيل (Download) متاحًا. |
| غير آمن | يظل الملف محظورًا. |
| أداة الفحص غير متاحة أو فشلت | يظل الملف غير متاح؛ ولا يطلقه RAPTIX من دون نتيجة سليمة. |
لا يعرض الأرشيف رابط تخزين عامًا. يعيد التنزيل التحقق من صلاحيتك.
فهم المستندات والاحتفاظ
عند حفظ الأصول، قد يظهر المرفق السليم في مسار بريد مؤرخ داخل المستندات. إنه الملف المؤرشف، لا نسخة منفصلة غير مرتبطة. وتظل صلاحيات المستندات منطبقة.
يمكن لإعداد الاحتفاظ في مساحة العمل حفظ البريد بلا أجل محدد أو إزالته بعد عدد الأيام الظاهر. يتطلب تقصير المدة تأكيدًا، لأن دورة الاحتفاظ التالية قد تزيل نص الرسالة والملفات المحفوظة وربط المستندات وتمثيل البحث. وقد تبقى حقيقة تدقيق مختصرة لتسجيل وقوع احتفاظ مخوّل.
يُحسب العمر من وقت استلام RAPTIX الرسالة أو إرسالها. ولا تعتمد عملية الاحتفاظ على تاريخ مكتوب داخل البريد.
سؤال المساعد عن البريد
لا يستطيع المساعد البحث والمقارنة إلا في الرسائل المسموح لك برؤيتها. ويمكنه استخدام نص المرفق المفهرس حتى عندما لم يُحفظ الأصل، لكنه لا يستطيع توفير ملف لم يعد موجودًا. اطلب منه الاستشهاد بالرسالة، وحدد الإطار الزمني والمشاركين.
بالنسبة إلى جداول البيانات، حدد الورقة وعامل التصفية والأعمدة والحساب. وبالنسبة إلى الصور الممسوحة، توقع قيدًا عندما لا يتوفر التعرف البصري.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
| المشكلة | ما يجب التحقق منه |
|---|---|
| رسالة مفقودة | تأكد من مشاركتك أو علاقتك بسير العمل، ومن عدم إزالة الرسالة بالاحتفاظ. |
| النص قابل للبحث لكن الملف غير متاح | لم يُحفظ الأصل، أو أزاله الاحتفاظ، أو نتيجة الأمان غير سليمة. |
| ملف لا يظهر في المستندات | قد يكون حفظ الأصول متوقفًا، أو الفحص غير مكتمل، أو صلاحية المستند مختلفة. |
| البحث بالمعنى غير متاح | يمكن أن يستمر البحث بالصياغة بينما الفهرس الدلالي غير متاح. |
| صفحة ممسوحة بلا نص مقروء | ربما لم يُمكّن التعرف البصري؛ ابحث بالمرسل أو الموضوع أو اسم الملف. |
| بريد مقتبس يحمل تسمية مختلفة | استُرد من نص رسالة أخرى ولم يُتحقق منه استقلالًا. |
| يظهر شريط يتطلب الانتباه | اتبع إجراء الفهرسة أو الأرشيف أو التخزين أو التسليم الظاهر؛ ومجرد لحاق قائمة الانتظار لا يعني بالضرورة وجود فشل. |