إدارة المزامنة التلقائية لقاعدة المعرفة

ما الذي تفعله المزامنة التلقائية؟

تراقب المزامنة التلقائية الملفات المضافة عبر المستندات أو التطبيقات أو المستخدمين أو منشئ التدفقات، وتعالج الملفات المطابقة تلقائيًا لتصبح متاحة للبحث في قاعدة المعرفة.

تجيب قاعدة المزامنة التلقائية عن أربعة أسئلة:

1. ما الملفات التي ينبغي أن تطابق القاعدة؟
2. ما أنواع الملفات المسموح بها؟
3. ما إعداد المعالجة المسبق المطلوب استخدامه؟
4. متى ينبغي أن تبدأ المعالجة؟

افتح الصفحة من مستندات قاعدة المعرفة ← المزيد ← قواعد المزامنة التلقائية. استخدم العودة إلى قاعدة المعرفة (Back to Knowledge) للرجوع إلى /knowledge-documents، وتحديث (Refresh) لإعادة تحميل علامة التبويب النشطة.

فهم علامات التبويب الأربع

لا يظهر زر قاعدة جديدة (New Rule) إلا في علامة القواعد.

قبل إنشاء قاعدة

• أنشئ إعداد معالجة مسبقًا واحدًا على الأقل من قائمة إعداد المعالجة المسبق (Processing Preset) في مستندات قاعدة المعرفة.
• حدّد ما إذا كانت القاعدة ستعالج الملفات الجديدة المطابقة فقط، أم الملفات القائمة أيضًا باستخدام التشغيل الآن (Run Now).
• حدّد أضيق نطاق مفيد.
• إذا أمكن تداخل النطاقات، فأبقِ تجاوز الملفات التي سبق معالجتها (Skip files that have already been processed) مفعّلًا.

إنشاء قاعدة مزامنة

افتح القواعد، وانقر قاعدة جديدة، وأكمل المعالج ذي الخطوات الست.

الخطوة 1: الهوية

أعدّ:

• اسم القاعدة (Rule Name) — مطلوب؛
• الوصف (Description) — سياق اختياري للمشرفين الآخرين؛
• مفعّلة (Enabled) — ما إذا كانت القاعدة تستطيع إنشاء مهام تلقائية جديدة بعد حفظها؛ و
• الأولوية (Priority) — قيمة ترتيب القاعدة.

استخدم اسمًا يوضح المصدر والغرض، مثل HR policies to Knowledge. يمكنك حفظ قاعدة معطلة، واختبار سلوك مطابقتها، ثم تمكينها لاحقًا.

الخطوة 2: النطاق

اختر مصدر الملفات المطابقة:

في التطبيق / الصفحة / الحقل، يؤدي ترك التطبيق أو الصفحة أو الحقل فارغًا إلى إبقاء المطابقة أوسع عند ذلك المستوى. استخدم ملخص النطاق بأسلوب مسار التنقل للتحقق من الاختيار النهائي.

في المستخدم / الدور، تتيح الصفحة جمع الأدوار والمستخدمين المحددين. امسح شريحة المستخدم أو انقر الدور المحدد مجددًا لإزالته.

في سير عمل منشئ التدفقات، اترك تسمية العقدة فارغة لمطابقة كل عُقد الرفع في سير العمل. لا تدخل تسمية إلا عندما يجب أن تستهدف القاعدة خطوة رفع واحدة.

الخطوة 3: عوامل تصفية الملفات

اختر أي امتدادات مسموح بها:

pdf وdocx وdoc وmd وxlsx وcsv وpptx وtxt وhtml.

اترك كل الامتدادات بلا تحديد للسماح بكل الأنواع المدعومة.

عند اختيار pdf، يظهر حد صفحات PDF (PDF Page Limit). اضبط الحد الأقصى للصفحات (Max Pages) على 0 لعدم فرض حد. تتجاوز القيمة الموجبة ملفات PDF التي يزيد عدد صفحاتها عليها.

الخطوة 4: مسار المعالجة

اختر إعدادًا مستهدفًا (Target Preset) واحدًا مطلوبًا. يحدد الإعداد المختار سلوك التحليل والتقسيم والإثراء والتضمين للملفات المطابقة.

يقبل المعالج الحالي إعدادًا مستهدفًا واحدًا لكل قاعدة. إذا لم يتوفر أي إعداد، فأنشئ واحدًا من قائمة إعداد المعالجة المسبق في مستندات قاعدة المعرفة، ثم ارجع وحدّث الصفحة.

الخطوة 5: المُشغّل

اختر وقت معالجة الملفات المطابقة:

• فورًا (Immediately) — يبدأ عند رفع الملف؛
• بعد تأخير (After a delay) — ينتظر عددًا محددًا من الدقائق أو الساعات؛ أو
• وفق جدول (On a schedule) — يعالج بصورة متكررة كل ساعة أو يوم أو أسبوع.

للجدولة، أعدّ فاصل التكرار واليوم للجدول الأسبوعي والوقت عند الحاجة والمنطقة (Zone). راجع ملخص الجدول المقروء قبل المتابعة.

أعدّ تحت الاعتمادية (Reliability):

• محاولات الإعادة عند الفشل (Retry attempts if it fails)؛
• الانتظار بين المحاولات بالدقائق (Wait between retries)؛ و
• تجاوز الملفات التي سبق معالجتها، موصى به.

يقارن الخيار الأخير محتوى الملف ويساعد على منع تكرار المعالجة عند تداخل عمليات الرفع أو القواعد.

الخطوة 6: المراجعة

تلخص خطوة المراجعة (Review):

• اسم القاعدة؛
• حالتها مفعّلة أو معطلة؛
• نطاق المطابقة؛
• توقيت المُشغّل؛
• الإعداد المستهدف؛
• الأولوية؛ و
• التعامل مع التكرار.

انقر إنشاء القاعدة (Create Rule). يلزم اسم للقاعدة وإعداد مستهدف. وعند تحرير قاعدة قائمة، يكون الإجراء الأخير حفظ التغييرات (Save Changes).

قراءة بطاقات القواعد وإدارتها

تعرض كل بطاقة اسم القاعدة ووصفها عند وجوده والمُشغّل والنطاق والأولوية والإعداد المستهدف. استخدم عناصر التحكم من أجل:

• تمكين القاعدة أو تعطيلها؛
• التشغيل التجريبي (Dry-run)؛
• التشغيل الآن، المعالجة اللاحقة (Run Now — backfill)؛
• تحرير (Edit)؛ أو
• حذف (Delete).

يوقف تعطيل القاعدة إنشاء مهام تلقائية جديدة، ولا يلغي العمل الذي بدأ بالفعل.

يؤدي حذف القاعدة أيضًا إلى إزالة كل المهام المرتبطة بها. يختلف ذلك عن تعطيلها ويتطلب تأكيدًا.

اختبار قاعدة بالتشغيل التجريبي

انقر التشغيل التجريبي لتقييم القاعدة مقابل محتوى المستندات القائم من دون معالجة شيء أو تغييره.

يعرض مربع الحوار:

• عدد المستندات المطابقة؛ و
• عينة تتضمن اسم الملف ونوع المحتوى والحجم عند توفره.

إذا كان العدد أو العينة غير صحيح، فأغلق المربع وضيّق نطاق القاعدة أو عوامل تصفية الملفات قبل تمكينها.

معالجة الملفات القائمة بالتشغيل الآن

انقر التشغيل الآن، المعالجة اللاحقة لوضع الملفات المطابقة الموجودة في قائمة الانتظار. يوضح التأكيد عدد المستندات المطابقة وعدد المهام الموضوعة في القائمة.

استخدم سجل المهام لمراقبة النتيجة. ينطبق التشغيل التلقائي المعتاد على عمليات الرفع اللاحقة؛ والتشغيل الآن هو الإجراء الصريح للمحتوى القائم.

مراقبة سجل المهام

يمكن أن يعرض كل صف مهمة:

• حالة مقروءة؛
• اسم الملف أو رقم المستند؛
• معرّف الإعداد المستهدف؛
• عدد العناصر المفهرسة؛
• المدة؛
• وقت الإنشاء؛ و
• خطأ مقروءًا عند فشل المعالجة.

تشمل الحالات الحالية ناجحة (Succeeded) وفاشلة (Failed) وقيد التشغيل (Running) ومجدولة (Scheduled) ومعلّقة (Pending) وملغاة (Cancelled) وتم تجاوزها، مكررة (Skipped — duplicate).

تعتمد الإجراءات المتاحة على الحالة:

• انقر إعادة المحاولة (Retry) لمهمة فاشلة؛
• انقر إلغاء (Cancel) لمهمة مجدولة أو معلّقة؛ و
• انتظر أو حدّث لمهمة قيد التشغيل.

إذا عرضت العلامة لم تعمل أي مهام بعد (No jobs have run yet)، فمكّن قاعدة وارفع ملفًا مطابقًا، أو استخدم التشغيل الآن للملفات القائمة.

قراءة الإحصاءات

تغطي الإحصاءات آخر 24 ساعة ويمكن أن تعرض:

• عددًا لكل حالة مهمة؛
• متوسط مدة مسار المعالجة للناجحة (Avg pipeline duration — succeeded)؛ و
• أكثر القواعد نشاطًا خلال آخر 24 ساعة (Top Rules — last 24h) مع عدد مهام كل قاعدة.

يشمل المتوسط المهام الناجحة، لا كل المحاولات. وعندما لا يقع نشاط خلال النافذة، تعرض الصفحة رسالة حالة فارغة بدلًا من بطاقات مملوءة بأصفار.

إدارة الإعدادات المسبقة

افتح الإعدادات المسبقة لإدارة الإعدادات المستخدمة في المستندات وقواعد المزامنة.

تعيين الإعداد الافتراضي

تحدد لوحة إعداد معالجة المستند (Document processing preset) الإعداد الافتراضي العام المستخدم عندما تبدأ المعالجة من دون تحديد إعداد صراحة.

• انقر النجمة بجوار إعداد لاختيار تعيين كافتراضي (Set as default)؛
• انقر النجمة المملوءة أو مسح الإعداد الافتراضي (Clear default preset) لإزالة الافتراضي؛ و
• ابحث عن شارة افتراضي (Default) للتأكد من الاختيار الحالي.

إعادة تسمية إعداد أو حذفه

استخدم إعادة تسمية الإعداد (Rename preset) لتغيير اسم عرضه. ولا تستخدم حذف الإعداد (Delete preset) إلا بعد مراجعة المستندات وقواعد المزامنة التي قد تستخدمه؛ فلا يمكن التراجع عن الحذف.

لا تنشئ علامة التبويب هذه إعدادات مسبقة. أنشئ واحدًا من قائمة إعداد المعالجة المسبق في مستندات قاعدة المعرفة.

نمط الإعداد الموصى به

1. أنشئ إعداد معالجة مسبقًا واختبره على مستند ممثل.
2. أنشئ قاعدة مزامنة تلقائية ضيقة النطاق ومعطلة.
3. شغّل التشغيل التجريبي وراجع عينته.
4. صحح النطاق أو عوامل التصفية عند الحاجة.
5. مكّن القاعدة.
6. استخدم التشغيل الآن فقط إذا كان ينبغي تضمين الملفات المطابقة القائمة.
7. راجع سجل المهام والإحصاءات بعد المعالجة الأولية.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها