إصدارات المستند
ما معنى الإصدار؟
يمكن أن تحتفظ «المستندات» بعدة مراجعات للمستند المنطقي نفسه. تتلقى كل مراجعة رقم إصدار مثل v1 أو v2 أو v3. ويكون أعلى رقم حالي هو المراجعة التي يستخدمها سير العمل النشط وتظهر على أنها الحالية في عروض إدارة المستندات.
قد تُنشأ إصدارات جديدة عندما تقوم مهمة سير عمل بما يأتي:
- استبدال مستندها الرئيسي باستخدام رفع إصدار جديد (
Upload New Version)؛ - حفظ تعليقات PDF المرئية كجزء من إجراء؛
- حفظ ملف PDF وافقت عليه المهمة أو رفضته أو علقته.
عرض معلومات الإصدار
افتح المستند من مهمة سير العمل التابعة له. يمكن أن يعرض عارض PDF:
- رقم الإصدار المفتوح؛
- ما إذا كان الإصدار الحالي؛
- أحدث رقم إصدار متاح؛
- معلومات رفع المستند وحالته.
يعرض مستكشف «المستندات» العادي شارة إصدار عندما تكون للملف مراجعات سابقة. اختر سجل الإصدارات (Version history) لرؤية كل مراجعة مع رقمها وتاريخها ورافعها وحجمها وتعليقها، وأيها الحالي. اختر تنزيل بجوار أي صف لتنزيل تلك المراجعة بعينها.
يتبع سجل الإصدارات المستند نفسه لا اسم الملف القابل للتغيير. لا تفصل إعادة تسمية الملف، أو إنتاج PDF من مصدر Office، السجل إلى قسمين، ولا تظهر الملفات غير المرتبطة في المجلد نفسه كإصدارات بعضها لبعض.
رفع إصدار جديد
لا يظهر زر رفع إصدار جديد إلا عندما تسمح مهمة سير العمل بالاستبدال.
- افتح مستند المهمة في عارض PDF.
- اختر رفع إصدار جديد.
- اختر الملف البديل.
- أدخل تعليقًا يشرح التغيير إن أردت.
- أكد الرفع.
- انتظر تحميل الإصدار الجديد في العارض.
يبقى المستند السابق إصدارًا أقدم. أما الرفع من جديد ← رفع ملف في مستكشف «المستندات»، فهو رفع ملف عادي وليس إجراء الاستبدال الموضح هنا.
التعليقات المرئية والإصدارات
عندما يحفظ إجراء مهمة تعليقات PDF المرئية، تُخزن النتيجة كإصدار جديد. وإذا لم تتغير بيانات الملف، فقد تكتمل المهمة من دون إنشاء نسخة إصدار غير ضرورية.
ممارسات جيدة
- أضف تعليق استبدال مفيدًا، مثل «تصحيح الإجماليات» أو «النسخة النهائية الموقعة».
- تأكد أنك تعمل على أحدث إصدار قبل اتخاذ إجراء.
- استخدم سجل الإصدارات ← تنزيل عندما تحتاج إلى مراجعة سابقة بعينها؛ فإجراء التنزيل الرئيسي على البطاقة ينزّل الإصدار الحالي دائمًا.
- لا تصف مستكشف «المستندات» الرئيسي بأنه يدعم «استبدال» أو «رفع إصدار جديد»؛ فهذه العناصر تنتمي إلى مهام سير العمل المؤهلة.