إدارة المستندات
«إدارة المستندات» هي المخزون التشغيلي للمستندات المخزنة. تدعم الترشيح والمعاينة والتنزيل والاستعادة والحذف النهائي المجمع. وليست شاشة فهرسة للذكاء الاصطناعي، ولا تحتوي إجراء «فهرسة المستندات».
فتح إدارة المستندات
افتح التطبيقات ← المستندات ← المزيد ← معالجة المستندات (Process Documents). تعرض ترويسة الصفحة إدارة المستندات (Document Management) وعدد المستندات المعروضة.
بحسب الدور والبيانات الحالية، قد تعرض الترويسة أيضًا:
- إعادة إسناد المستندات (
Reassign documents) — تظهر للمسؤول عندما توجد مجلدات مستندات غير مسندة؛ - سلة محذوفات المستندات (
Document trash) — تفتح السلة عندما يُسمح بها؛ - المرشحات (
Filters) — توسع لوحة الترشيح؛ - تحديث (
Refresh) — يعيد تحميل المخزون؛ - حذف (N) (
Delete (N)) — يظهر بعد تحديد صفوف.
ترشيح المستندات
| المرشح | الغرض |
|---|---|
| البحث | يطابق معلومات الملف والشخص والتعليق المتاحة. |
الحقل (Field) |
يقصر النتائج على حقل مستند. |
خطوة سير العمل (Workflow step) |
يقصر النتائج على تسمية عقدة أو خطوة. |
الحالة (Status) |
الكل، أو نشط، أو محذوف، أو مؤرشف. |
التوقيع (Signature) |
موافَق عليه، أو مرفوض، أو معلّق عليه، أو غير موقّع. |
رُفع بواسطة (Uploaded by) |
يطابق معلومات من رفع الملف. |
من / إلى (From / To) |
يقصر النتائج حسب تاريخ الرفع، ويبلغ عن النطاقات غير الصالحة. |
الإصدارات الحالية فقط (Current versions only) |
يخفي المراجعات الأقدم عند تحديده. |
اختر مسح المرشحات (Clear filters) لإعادة ضبط اللوحة.
تُستنتج قيمة «التوقيع» من أسماء حقول المستند وتعليقاته. وهي إشارة إدارية لا سجل توقيع تشفيريًا.
قراءة الجدول
يتضمن الجدول:
- الملف والمصدر؛
- خطوة سير العمل؛
- الإصدار وحالة الإصدار الحالي؛
- التوقيع؛
- معلومات الرفع؛
- الحالة؛
- الإجراءات.
استخدم عناصر الصفحات أسفل الجدول للتنقل في مجموعات النتائج الكبيرة.
المعاينة والتنزيل
- اختر إجراء العين لمعاينة ملف مدعوم ومراجعة بياناته الوصفية.
- اختر «تنزيل» لحفظ الملف.
- توفر الأنواع غير المدعومة تنزيلًا كبديل.
استعادة مستند محذوف
- اضبط مرشح الحالة على محذوف (
Deleted). - اختر إجراء استعادة (
Restore) في الصف. - أكد الإجراء.
- انتظر تأكيد النجاح.
يمكنك أيضًا استخدام سلة محذوفات المستندات للعرض المخصص.
حذف المستندات نهائيًا
- حدد صفوفًا منفردة أو جميع صفوف الصفحة الحالية.
- اختر حذف (N).
- راجع كل اسم ملف في مربع التأكيد.
- لا تختر حذف نهائي (
Delete Permanently) إلا عندما يجب إزالة الملفات.
يحذف هذا الإجراء سجلات قاعدة البيانات والملفات الفعلية. ولا يمكن التراجع أو الاستعادة من سلة المحذوفات.
إعادة إسناد المستندات غير المسندة
عندما يظهر إعادة إسناد المستندات، يفتح /applications/reassign. استخدم الشاشة لربط مجلدات المستندات القديمة بمساحة عمل وتطبيق وصفحة. راجع إعادة إسناد المستندات.
توضيح الذكاء الاصطناعي والمعرفة
لا تؤدي إعادة تحميل «إدارة المستندات» أو فتحها إلى فهرسة الملفات للذكاء الاصطناعي. تُضبط مستندات المعرفة وسياسات الوصول والمزامنة التلقائية في قسم «المعرفة».