عقدة المستندات: جلب المستندات وحفظها ضمن سير العمل

ما هي؟

تربط عقدة المستندات (Documents) مسارات سير العمل المؤتمتة بمكتبة مستندات مؤسستك. تستطيع تنفيذ عمليتين: جلب مستند أو مجلد مستندات كامل من المكتبة وإتاحته للخطوات التالية، أو حفظ ملف أنتجته خطوة سابقة، مثل تقرير مكتمل أو PDF موقّع، في المستندات بالمسار الذي تحدده.

في وضع الجلب، يمكنك اختيار ملف مسمى واحد من متصفح مرئي، أو اختيار مجلد كامل لاسترداد كل ملفاته معًا، مع ضغطها اختياريًا في أرشيف ZIP. وفي وضع الحفظ، تحدد الموقع الذي سيصل إليه الملف في المستندات، سواء مسار مجلد ثابتًا أو مسارًا يحدده متغير سير عمل عند التشغيل، كما تستطيع منحه اسم ملف مخصصًا.

يجعل ذلك التعامل مع المستندات مؤتمتًا بالكامل: تُؤرشف العقود لحظة اعتمادها، وتُحفظ التقارير في مجلد المشروع الصحيح فور إنشائها، وتُسترد المرفقات الداعمة وتُرسل مع رسائل الاعتماد؛ وكل ذلك من دون نقل يدوي للملفات.

أهميتها وفوائدها الرئيسية

• انتقال المستندات تلقائيًا خلال العملية. لا يحتاج أحد إلى تنزيل ملف وإرفاقه برسالة ثم رفعه إلى مكان آخر؛ فالعقدة تتولى النقل داخل سير العمل.
• استرداد الملف أو المجلد الصحيح بدقة. يعرض متصفح الملفات المضمّن مكتبتك كاملة، منظمة بحسب الكيان والمثيل والمجلد. اختر الملف بنقرة من دون معرفة تفاصيل المسار أو كتابتها.
• أرشفة المخرجات تلقائيًا في مواضعها. يمكن توجيه التقارير المولّدة والعقود الموقّعة والنماذج المكتملة إلى مجلد المستندات الصحيح فور انتهاء الخطوة، لتظل المكتبة منظمة من دون عمل يدوي.
• الدمج مع عُقد أخرى لأتمتة المستند من البداية إلى النهاية. اجلب قالبًا بعقدة المستندات، ومرره إلى وكيل ذكاء اصطناعي لاستخراج البيانات، ثم احفظ النتيجة المحسنة في المستندات؛ وكل ذلك ضمن سير عمل واحد.
• ضغط ZIP للتنزيلات المجمعة. عند جلب مجلد، فعّل الضغط للحصول على كل الملفات في أرشيف ZIP واحد، وهو مفيد للأرشفة أو إرسال مجموعة كاملة بالبريد.
• استخدام مسارات حفظ ديناميكية. عندما يُحدد مجلد الوجهة عند التشغيل، بحسب العقد أو المشروع مثلًا، مرر المسار كمتغير وستحلّه العقدة تلقائيًا. وتُنشأ المجلدات المستهدفة إذا لم تكن موجودة.
• العمل مع كل أنواع الملفات. لا تقتصر العقدة على PDF؛ بل تتعامل مع مستندات Word والصور وملفات Excel وأي نوع مخزن في مكتبتك.

قبل أن تبدأ

• يجب أن تكون لديك مستندات مخزنة بالفعل تريد جلبها، أو عقدة سابقة تنتج متغير ملف تريد حفظه.
• لعمليات الحفظ، تحتاج إلى معرفة معرّف الكيان ومعرّف المثيل واسم الحقل، أي مسار المجلد، في المستندات، أو إلى متغير سابق يوفّر هذا المسار.
• الصلاحية المطلوبة: إدارة مسارات سير العمل (Manage Workflows)، وعلى الأقل صلاحية عرض (View) لمجلد المستندات الذي تجلب منه.
• تتاح عقدة المستندات في المصمم المرئي لجميع المستخدمين.

مكان العثور عليها: انقر علامة أساسي (BASIC) في لوحة العناصر (Elements) داخل المصمم المرئي، واسحب عقدة المستندات إلى اللوحة.

طريقة الاستخدام خطوة بخطوة

الخطوة 1 — وضع العقدة

1. افتح سير عمل في المصمم المرئي.
2. انقر علامة أساسي في لوحة العناصر إلى اليسار.
3. اسحب عقدة المستندات إلى موضع نقل المستند في التدفق.
4. صِلها بالعقدة السابقة، وفي وضع الجلب بالعقدة التي ستستخدم الملف المسترد.
5. انقر العقدة نقرًا مزدوجًا لفتح مربع إعداد عقدة المستندات (Documents Node).

الخطوة 2 — تسمية العقدة اختياريًا

6. اكتب في حقل تسمية العقدة (Node Label) اسمًا وصفيًا يظهر في اللوحة، مثل «جلب العقد الموقّع» أو «أرشفة التقرير النهائي» أو «استرداد المستندات الداعمة».
7. أضف في الوصف (Description) ملاحظة اختيارية تشرح دور العقدة في السياق.

الخطوة 3 — اختيار العملية

8. اختر تحت العملية (Operation) أحد الخيارين:

   • جلب من المستندات (Fetch from Documents) — لاسترداد ملف أو مجلد من المكتبة.
   • حفظ في المستندات (Save to Documents) — لكتابة ملف أنتجته خطوة سابقة في المكتبة.

   يتغير القسم السفلي من مربع الحوار لعرض الخيارات المناسبة.

إعداد الجلب من المستندات

وضع الجلب: ملف واحد

9. اختر ملف واحد (Single File)، وهو الافتراضي، تحت وضع الجلب (Fetch Mode).

10. انقر تصفح المستندات… (Browse Documents…)، الزر ذي الحد المتقطع. يفتح مربع تصفح المستندات — اختيار ملف.

11. وسّع صفوف الكيان والمثيل بالنقر عليها لإظهار المجلدات تحتها.

12. انقر اسم المستند المطلوب داخل مجلد. يُغلق المربع تلقائيًا وتظهر في مربع الإعداد الرئيسي تسمية الملف المحدد ونوعه وحجمه.

13. لتغيير الاختيار لاحقًا، انقر رابط تغيير (Change) بجوار معاينة الملف.

وضع الجلب: مجلد

14. اختر مجلد (Folder) تحت وضع الجلب.

15. لديك ثلاث طرق لاختيار المجلد:

    • التصفح: انقر تصفح… (Browse…) لفتح متصفح المجلد. وسّع الشجرة إلى مستوى المجلد وانقر اختيار (Select) بجوار المطلوب.
    • لصق المسار: الصق عنوان مجلد المستندات، مثل https://yourplatform/documents/direct/entity/instance/field، في حقل اللصق. يحلل النظام تلقائيًا معرّف الكيان ومعرّف المثيل واسم الحقل.
    • الكتابة يدويًا: املأ الحقول الثلاثة مباشرة: معرّف الكيان (Entity ID) ومعرّف المثيل (Instance ID) واسم الحقل (Field Name).

16. عند ضبط المعرّفات الثلاثة، يظهر سطر تأكيد: ✓ entity / instance / fieldname، ويتيح لك رابط فتح في المستندات (Open in Documents) التحقق من المجلد في علامة تبويب جديدة.

17. مفتاح الضغط إلى ZIP (Compress to ZIP): فعّله لتجميع كل ملفات المجلد في أرشيف ZIP واحد قبل تمريرها إلى العُقد اللاحقة. اتركه متوقفًا للحصول على مصفوفة من الملفات الفردية.

18. مفتاح الإصدارات الحالية فقط (Current versions only): يكون مفعّلًا افتراضيًا ويسترد الإصدار الحالي لكل ملف فقط. أوقفه لتضمين كل الإصدارات السابقة، وهو أمر نادر الحاجة.

مفتاح التحويل إلى PDF (Convert to PDF): فعّله لتحويل كل ملف مجلوب إلى PDF قبل تمريره إلى العُقد اللاحقة؛ يفيد عندما تتوقع خطوة تالية، مثل مرفق بريد أو طلب توقيع، ملفات PDF.

إعداد الحفظ في المستندات

مصدر الحفظ

19. افتح قائمة متغير الملف المصدر (Source File Variable) لرؤية كل متغيرات مسارات الملفات من العُقد السابقة، مثل عقدة برنامج Python النصي أو عقدة جلب مستندات. تنتهي هذه المتغيرات بـ_path ويكتشفها النظام تلقائيًا.

20. اختر المتغير الذي يحمل الملف المراد حفظه. تعرض القائمة اسم المتغير والعقدة التي جاء منها.

    • إذا لم تظهر متغيرات، تظهر الملاحظة «لم يُعثر على متغيرات ملفات. أضف عقدة برنامج Python النصي أو جلب مستندات قبل هذه العقدة»؛ عدّل بنية سير العمل.

وجهة الحفظ

تحفظ العقدة افتراضيًا وبصورة تلقائية في مجلد المستندات الخاص بسير العمل نفسه. يكون مفتاح الحفظ تلقائيًا في مجلد سير العمل (Save automatically to this workflow's folder) مفعّلًا من البداية، ولا تحتاج معه إلى تحديد معرّف كيان أو مثيل أو اسم حقل. وهذا أبسط خيار، ويجمع كل ملف ينتجه سير العمل في موضع واحد.

لإرسال الملف إلى موضع آخر، أوقف المفتاح وحدد الوجهة بإحدى طريقتين:

الخيار أ — من متغير، لمسار وقت التشغيل:

21. اختر متغيرًا نصيًا من قائمة قسم من متغير (From variable). يجب أن ينتج المتغير عند التشغيل مسارًا بصيغة /documents/direct/entity/instance/field. يفيد ذلك عندما تعتمد الوجهة على مثيل سير العمل، مثل حفظ كل عقد معتمد في مجلد ذلك العقد.

    • عند اختيار متغير، يصبح قسم المسار الثابت (Fixed path) أدناه معطلًا.

الخيار ب — مسار ثابت:

22. إذا كانت الوجهة هي المجلد نفسه دائمًا، فاملأ حقول معرّف الكيان ومعرّف المثيل واسم الحقل، أو الصق عنوان مجلد المستندات في حقل اللصق لملئها تلقائيًا.
23. يظهر سطر تأكيد ورابط فتح في المستندات بعد ضبط الحقول الثلاثة للتحقق من المجلد المستهدف.

اسم ملف مخصص

24. اكتب اختياريًا في اسم الملف المخصص (Custom File Name) اسمًا يتضمن الامتداد لإعادة تسمية الملف عند حفظه. إذا تركته فارغًا، يحتفظ الملف باسمه الأصلي من متغير المصدر.

25. مفتاح التحويل إلى PDF قبل الحفظ (Convert to PDF before saving): فعّله لتحويل ملف المصدر إلى PDF قبل وصوله إلى المستندات. استخدمه لأرشفة كل الملفات بصيغة PDF بصرف النظر عن تنسيقها الأصلي.

26. انقر حفظ (Save) في تذييل مربع الحوار لتأكيد الإعداد. يُغلق المربع.

27. احفظ سير العمل كاملًا باستخدام Ctrl+S أو زر حفظ في شريط الأدوات.

شرح الخيارات والإعدادات

خيارات مشتركة بين العمليتين

حقول وضع الجلب

حقول وضع الحفظ

عناصر تحكم متصفح الملفات

نصائح وأفضل الممارسات

• استخدم المتصفح بدلًا من كتابة المسارات يدويًا. الأخطاء في معرّفات الكيانات أو أسماء الحقول هي أكثر أسباب أخطاء الإعداد شيوعًا، ويمنعها الاختيار المرئي.
• الصق عنوان المستندات للإدخال السريع للمسار في وضع الحفظ. افتح المجلد الهدف في المستندات، وانسخ العنوان من شريط المتصفح، والصقه في الحقل ليُحلل تلقائيًا.
• صمّم عُقد الجلب قبل العُقد التي تستخدم إخراجها. لا يتاح متغير الملف الناتج من جلب المستندات إلا للعُقد التي تأتي بعده في الرسم البياني.
• استخدم الضغط إلى ZIP لمرفقات البريد. إذا احتاجت عقدة بريد لاحقة إلى تضمين المجلد كاملًا كمرفق واحد، ينتج الضغط ملفًا واحدًا يسهل إرفاقه.
• في عمليات الحفظ، تحقق من وجود المجلد بالنقر على فتح في المستندات. إذا لم يكن موجودًا، ستنشئه العقدة تلقائيًا، لكن المعاينة تساعدك على تأكيد صحة المسار.
• ينبغي أن تتضمن أسماء الملفات المخصصة الامتداد. استخدم final_report.pdf بدلًا من final_report؛ فالمنصة لا تضيف امتدادًا تلقائيًا.
• اجمع بين الجلب والحفظ لبناء مسارات تحويل مستندات. اجلب قالبًا، ومرره إلى عقدة ذكاء اصطناعي أو برنامج نصي لتحسينه، ثم احفظ النتيجة؛ فتكتمل معالجة المستند من دون تدخل يدوي.
• الإصدارات الحالية فقط مفعّل افتراضيًا وهو الخيار الصحيح لمعظم مسارات سير العمل. أوقفه فقط إذا كنت تحتاج تحديدًا إلى سجل الإصدارات الكامل لملف.

الأسئلة الشائعة

س: ما أنواع الملفات التي تدعمها عقدة المستندات؟

أي نوع مخزن في المستندات. لا تعتمد العقدة على التنسيق، وتعمل مع PDF وWord وExcel والصور وأرشيفات ZIP وكل ما في المكتبة.

س: هل تسترد العقدة الملفات من المجلدات الفرعية في وضع المجلد؟

تسترد العقدة كل الملفات في مجلد مستوى الحقل المحدد. بنية المستندات هي كيان ← مثيل ← حقل ← ملفات، ولا يوجد تداخل مجلدات إضافي؛ لذلك تُعاد كل الملفات على مستوى الحقل.

س: ماذا يحدث إذا لم يكن المجلد الهدف موجودًا عند تشغيل عملية حفظ؟

تنشئ المنصة المجلد تلقائيًا وفق المسار المحدد. إذا لم يكن أي جزء من المسار، مثل الكيان أو المثيل أو الحقل، موجودًا، يُنشأ عند تشغيل العقدة.

س: هل يمكنني حفظ ملف من دون إعادة تسميته؟

نعم. اترك حقل اسم الملف المخصص فارغًا، وسيُحفظ الملف باسمه الأصلي من متغير المصدر.

س: هل يمكنني استخدام متغير سير عمل لبناء مسار الحفظ ديناميكيًا؟

نعم. استخدم من متغير في قسم الموقع الهدف. يجب أن يحتوي المتغير عند التشغيل نصًا بصيغة /documents/direct/entity/instance/field. يفيد ذلك عندما تعتمد الوجهة على السجل الجاري معالجته، مثل حفظ كل عقد موقّع في مجلد مثيله.

س: ما الفرق بين وضعي جلب ملف واحد وجلب مجلد؟

يسترد ملف واحد مستندًا محددًا تختاره بالنقر عليه في المتصفح، وينتج ملفًا واحدًا كمتغير. أما المجلد فيسترد كل ملف في المجلد المحدد، وينتج مصفوفة ملفات أو أرشيف ZIP عند تمكين الضغط.

س: ماذا يحدث إذا حُذف الملف الذي أحاول جلبه من المستندات؟

تفشل خطوة سير العمل بخطأ. راقب كل المثيلات وعرض تفاصيل سير العمل لاكتشاف حالات الخطأ، وتأكد من عدم حذف مستندات المصدر أثناء عمل المسارات.

س: هل يمكنني إضافة عقدتي مستندات إلى سير العمل نفسه؟

نعم. تعمل كل عقدة باستقلال. قد تجلب قالبًا في الخطوة 3 وتحفظ النتيجة المكتملة في الخطوة 8، مثلًا. سمِّ كل عقدة بوضوح في اللوحة ليظل التدفق مقروءًا.

س: قائمة متغير الملف المصدر فارغة. ماذا أفعل؟

لا تعرض القائمة إلا متغيرات نوع _path من العُقد السابقة. أضف قبل عقدة الحفظ عقدة تنتج ملفًا، مثل برنامج Python النصي أو جلب مستندات، وسيظهر متغير المسار الناتج في القائمة.