الموافقات متعددة المستويات والدُفعات: الموافقة لكل عنصر والقرارات على مستوى الصف
ما هذه الميزة؟
تحوّل ميزة الموافقة لكل عنصر في عمليات سير العمل، وتسمى أيضًا الموافقة بالدُفعات، عقدة مهمة واحدة إلى شاشة قوية للقرارات المجمعة. بدلًا من أن يوافق شخص على سير العمل كله أو يرفضه بإجراء واحد، يرى المسند إليه كل صف في مجموعة البيانات، مثل كل سجل حضور أو بند مصروفات أو طلب شراء، ويتخذ قرارًا مستقلًا بالموافقة أو الرفض أو التعليق لكل صف.
عندما تتطلب العملية عدة مستويات مراجعة لمجموعة البيانات نفسها، مثل موافقة المشرف أولًا ثم مراجعة مدير المالية للصفوف نفسها، تربط عُقد مهام متتالية. يرى كل مستوى تلقائيًا الصفوف الجاهزة لدوره فقط. يُسجل كل قرار على مستوى الصف، ويُحفظ سجل تدقيق كامل في شاشة قرارات الدُفعة. راجع شاشة قرارات الدُفعة.
لماذا تفيدك؟ وما مزاياها الأساسية؟
- عالج مئات العناصر في شاشة واحدة — لا تحتاج إلى بدء مثيل سير عمل مستقل لكل عنصر؛ تغطي مهمة واحدة مجموعة البيانات كلها.
- مساءلة على مستوى الصف — يحصل كل عنصر في الجدول على قراره وتعليقه وطابعه الزمني. يستطيع المدقق معرفة العناصر التي تمت الموافقة عليها أو رفضها أو تعليقها، ومن اتخذ القرار.
- سلاسل متعددة المستويات على البيانات نفسها — يوافق المستوى الأول، ثم يرى المستوى الثاني الصفوف التي اجتازت المستوى الأول فقط، وهكذا، من دون تنسيق يدوي بين المستويات.
- القرارات محفوظة وقابلة للاستعلام — تُكتب نتيجة كل قرار مجمع في جدول منظم تستطيع خطوات سير العمل اللاحقة الاستعلام عنه أو تصفيته أو تصديره.
- سلسلة محادثة كاملة — تُحفظ تعليقات المسند إليه على كل صف في سلسلة شبيهة بالمحادثة يستطيع الموافقون اللاحقون قراءتها.
- تصدير التدقيق بنقرة واحدة — تتيح شاشة قرارات الدُفعة لأي طرف معني تصدير سجل القرارات الكامل على مستوى الصف كملف CSV للامتثال أو التقارير.
قبل أن تبدأ
- يجب أن يكون سير العمل مفتوحًا في وضع التحرير داخل المصمم المرئي. راجع تصميم خطوات المهام للتعرف على أساسيات عُقد المهام.
- يجب أن تكون البيانات المطلوب اعتمادها صفًا بصف متاحة، إما كاستعلام في تطبيقاتك الداخلية أو كمخرجات موافقة بالدُفعة من عقدة مهمة سابقة.
- للموافقة المجمعة المستندة إلى استعلام، وهي الإعداد الأكثر شيوعًا، تحتاج إلى معرفة مساحة العمل والتطبيق والصفحة واسم الاستعلام الذي يحتوي على البيانات في التطبيقات.
- لربط عدة مستويات، يجب ضبط عقدة مهمة المستوى الأول مع تفعيل الموافقة لكل عنصر قبل إعداد المستوى الثاني.
طريقة الاستخدام خطوة بخطوة
الجزء أ — ضبط عقدة مهمة للموافقة المجمعة على مستوى الصف
-
افتح خصائص عقدة المهمة بالنقر المزدوج عليها في اللوحة.
-
اختر علامة النموذج حيث يظهر قسم الموافقة لكل عنصر.
-
ابحث عن مفتاح الموافقة لكل عنصر وفعّله.
المتطلبات: لا تتوفر الموافقة لكل عنصر إلا في باقة Enterprise، وفقط عندما تكون فئة المهمة، الموجودة أيضًا في علامة النموذج، مضبوطة على موافقة. إذا لم يظهر المفتاح، فتحقق من الشرطين.
-
ضمن مصدر البيانات، اختر أحد الوضعين:
- استعلام — تأتي مجموعة البيانات من استعلام مباشر في تطبيقاتك الداخلية. هذا هو الخيار المناسب لمستوى الموافقة الأول عند جلب البيانات مباشرة من قاعدة بيانات.
- المهام السابقة — تأتي مجموعة البيانات من القرارات المسجلة بواسطة عقدة موافقة بالدُفعات سابقة في سير العمل نفسه. استخدمه للمستوى الثاني وما بعده.
إذا اخترت استعلامًا:
-
اختر تحديد مساحة العمل وحدد المساحة التي تحتوي على البيانات.
-
اختر تحديد التطبيق وحدد التطبيق داخل تلك المساحة.
-
اختر تحديد الصفحة وحدد صفحة التطبيق التي يوجد فيها الاستعلام.
-
اختر تحديد الاستعلام وحدد الاستعلام الذي يعيد مجموعة البيانات، مثل
GetAttendanceLogsأوGetExpenseLines.عند اختيار الاستعلام، تتحقق عمليات سير العمل من وجود جدول موافقات لمجموعة البيانات. إذا لم يوجد، يُطلب منك تأكيد إنشائه. اختر إنشاء جدول الموافقات للمتابعة. يعرض مربع التأكيد اسم الجدول وعدد الصفوف المستوردة.
-
اضبط مستوى الموافقة على 1 للمستوى الأول في السلسلة.
إذا اخترت المهام السابقة:
- تظهر قائمة بعُقد المهام السابقة في سير العمل نفسه التي فُعّلت فيها الموافقة بالدُفعات.
- اختر عقدة أو عُقد المهام التي تريد لهذا المستوى استقبال قراراتها. يمكنك تحديد عدة أزواج من المهمة والإجراء، مثل «مراجعة المستوى الأول — تمت الموافقة» و«مراجعة المستوى الأول — موافقة جزئية».
- اضبط مستوى الموافقة على 2، أو رقم المستوى المناسب لهذه الخطوة في السلسلة.
- اختر حفظ المهمة لحفظ الإعدادات.
الجزء ب — ربط حواف الخروج لعقدة المهمة
- ارسم على اللوحة حواف من عقدة المهمة إلى الخطوة التالية، حافة لكل نتيجة إجراء، مثل «إكمال» و«رفض».
- عندما يطلب مربع الحوار تحديد النتيجة التي تمثلها كل حافة، اختر الإجراء المناسب. تحدد هذه الحواف وجهة سير العمل بعد إرسال المسند إليه قرارات الدُفعة.
الجزء ج — إضافة مستوى موافقة ثانٍ
- أضف عقدة مهمة أخرى إلى اللوحة بعد العقدة الأولى.
- افتح خصائصها، وانتقل إلى متقدم ← الموافقة لكل عنصر، ثم فعّلها.
- اضبط مصدر البيانات على المهام السابقة.
- اختر عقدة المهمة الأولى والإجراء أو الإجراءات التي ينبغي أن تنتقل صفوفها، مثل إجراء «موافقة» من المستوى الأول؛ وبذلك تظهر للمستوى الثاني فقط الصفوف التي وافق عليها المستوى الأول.
- اضبط مستوى الموافقة على 2.
- اضبط العنوان والمسند إليه وأزرار الإجراءات للمستوى الثاني حسب الحاجة. راجع تصميم خطوات المهام.
- اختر حفظ المهمة وصِل الحواف.
ما الذي يراه المسند إليه أثناء التشغيل؟
عندما يصل سير العمل إلى عقدة موافقة بالدُفعات ويفتح المسند إليه مدير مهام سير العمل، يرى:
- جدول بيانات يحتوي على صف لكل عنصر في مجموعة البيانات.
- في كل صف: جميع أعمدة البيانات ذات الصلة، إضافة إلى أزرار الإجراءات على مستوى الصف، مثل موافقة أو رفض أو تعليق.
- حقل تعليق لكل صف، ويكون اختياريًا أو مطلوبًا بحسب إعداد زر الإجراء.
- بعد اتخاذ إجراء في كل الصفوف، زر إرسال يرسل جميع القرارات دفعة واحدة.
يمكن تصفية الجدول وفرزه، كي يركز المسند إليه على مجموعة محددة، مثل الصفوف عالية القيمة فقط. بعد الإرسال، يتقدم سير العمل وتُحفظ القرارات للمستوى التالي أو لأغراض التدقيق.
شرح الخيارات والإعدادات
| الإعداد | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|
| الموافقة لكل عنصر (مفتاح) | يحوّل عقدة المهمة من مهمة ذات قرار واحد إلى مهمة قرارات مجمعة على مستوى الصف. |
| مصدر البيانات — استعلام | يجلب مجموعة البيانات من استعلام مباشر في تطبيقاتك الداخلية. يُستخدم لمستوى الموافقة الأول. |
| مصدر البيانات — المهام السابقة | يجلب مجموعة البيانات من القرارات المسجلة في عقدة موافقة بالدُفعات سابقة. يُستخدم للمستوى الثاني وما بعده. |
| تحديد مساحة العمل | في وضع الاستعلام، مساحة العمل في تطبيقاتك الداخلية التي تحتوي على البيانات. |
| تحديد التطبيق | في وضع الاستعلام، التطبيق داخل مساحة العمل. |
| تحديد الصفحة | في وضع الاستعلام، الصفحة داخل التطبيق التي تحتوي على الاستعلام. |
| تحديد الاستعلام | في وضع الاستعلام، الاستعلام المسمى الذي يعيد الصفوف المطلوب اعتمادها. |
| مستوى الموافقة | يحدد المستوى الرقمي للعقدة في سلسلة متعددة المستويات: 1 أو 2 أو 3… ويتحكم في الصفوف الظاهرة وقت التشغيل؛ إذ يرى المستوى الثاني الصفوف المعتمدة في المستوى الأول فقط. |
| عُقد المهام المحددة | في وضع المهام السابقة، عُقد المهام السابقة والإجراءات المحددة التي تنتقل صفوف مخرجاتها إلى هذا المستوى. يمكن اختيار عدة أزواج. |
كيفية ظهور الصفوف عبر المستويات
| المستوى | الصفوف التي تظهر للمسند إليه |
|---|---|
| المستوى 1 | كل الصفوف ذات الحالة قيد الانتظار التي لم يُتخذ إجراء بشأنها. |
| المستوى 2 | الصفوف التي اكتمل مستواها الأول فقط، أي تمت الموافقة عليها أو اتُّخذ فيها الإجراء الذي ضبطته، بينما لا يزال المستوى الثاني قيد الانتظار. |
| المستوى N | الصفوف التي اكتملت فيها كل المستويات السابقة وما زال المستوى الحالي قيد الانتظار. |
تعني هذه التصفية التلقائية أن كل موافق يرى ما يخص مستواه فقط، من دون إعداد إضافي لكل تشغيل.
نصائح وأفضل الممارسات
- استخدم أسماء واضحة لعُقد المهام في المصمم. تسهّل تسميات مثل «المستوى 1 — موافقة المشرف» و«المستوى 2 — موافقة المالية» اختيار عقدة المصدر الصحيحة عند ضبط المستوى الثاني وما بعده.
- حافظ على حداثة بيانات الاستعلام. تشغّل الموافقة لكل عنصر الاستعلام عند إنشاء المهمة. إذا تغيرت البيانات الأساسية بعد الإنشاء، يرى المسند إليه اللقطة المأخوذة وقت الإنشاء. صمم عمليتك وفق ذلك.
- استخدم «يتطلب تعليقًا» مع إجراءات الرفض. غالبًا ما يتطلب الامتثال تعليقًا عند رفض صف. فعّل ذلك لزر الرفض كما يوضح تصميم خطوات المهام، كي يكتب المسند إليه السبب.
- قلل عدد المستويات. يمثل مستويان أو ثلاثة الحد العملي لمعظم العمليات. تزيد المستويات الإضافية التأخير؛ ففكر فيما إذا كان يمكن دمج بعضها أو أتمتته بعقدة وكيل الذكاء الاصطناعي. راجع عقدة وكيل الذكاء الاصطناعي.
- راجع شاشة قرارات الدُفعة بعد كل موافقة. بعد إكمال مستوى، افتح شاشة قرارات الدُفعة للتأكد من صحة القرارات قبل بدء المستوى التالي. راجع شاشة قرارات الدُفعة.
- صدّر CSV مبكرًا لمجموعات البيانات الكبيرة. ينشئ زر تصدير CSV في شاشة قرارات الدُفعة سجل تدقيق كاملًا على مستوى الصف. نزله بمجرد اكتمال المستوى واحفظه للامتثال.
الأسئلة الشائعة
س: هل يمكنني استخدام عقدة مهمة عادية وعقدة مهمة مفعّل فيها «الموافقة لكل عنصر» في سير العمل نفسه؟ نعم، يمكنك الجمع بينهما بحرية. الموافقة لكل عنصر مجرد إعداد لعقدة مهمة منفردة، وتستمر العُقد الأخرى في سير العمل نفسه في العمل بصورة عادية.
س: ماذا يحدث إذا رفض المستوى الأول صفًا، لكن المستوى الثاني مضبوط لاستقبال «أي» إجراء من المستوى الأول؟ يعتمد السلوك على الإجراءات التي اخترتها عند ضبط مصدر المهام السابقة للمستوى الثاني. إذا اخترت إجراء «موافقة» فقط من المستوى الأول، فلا تنتقل الصفوف المرفوضة إلى المستوى الثاني. وإذا اخترت «الكل» أو ضمّنت «رفض»، فإنها تنتقل. صمم اختيار الإجراءات بعناية.
س: هل يمكن أن يكون الشخص نفسه هو المسند إليه في المستويين الأول والثاني؟ نعم، لا يوجد قيد. لكن ذلك يفقد المراجعة متعددة المستويات غرضها. من الأفضل إسناد المستويات إلى أدوار أو أشخاص مختلفين.
س: تعرض المهمة صفرًا من الصفوف. ما الخطأ؟ تشمل الأسباب الشائعة: (1) لم يُعد الاستعلام بيانات وقت إنشاء المهمة؛ تحقق من وجود سجلات قيد الانتظار في جدول المصدر. (2) تبحث عقدة المستوى الثاني عن قرارات المستوى الأول قبل إرسالها؛ ينبغي ألا تُنشأ مهمة المستوى الثاني إلا بعد إكمال الأول. (3) اختير استعلام أو مهمة سابقة غير صحيحة. راجع قاعدة بيانات سير العمل للحصول على التفاصيل. انظر قاعدة بيانات سير العمل.
س: هل يمكنني إضافة مستوى موافقة رابع أو خامس؟ نعم. أضف عقدة مهمة أخرى، واضبط مصدر البيانات على المهام السابقة، واختر عقدة المستوى الثالث وإجراءها المناسبين، واضبط مستوى الموافقة على 4. لا يوجد حد أقصى ثابت لعدد المستويات.
س: ماذا يحدث لبيانات الدُفعة بعد اكتمال جميع المستويات؟ تُحفظ قرارات كل صف في كل مستوى، بما فيها الإجراء والتعليق والطابع الزمني والمستخدم، في جدول الموافقات بقاعدة بيانات سير العمل. تستطيع الخطوات اللاحقة الاستعلام عنه بعقدة استعلام قاعدة البيانات، أو تستطيع تصدير السجل الكامل من شاشة قرارات الدُفعة.