بوابة المعتمد الخارجي: اعتماد سير العمل من رابط بريد إلكتروني من دون تسجيل دخول
ما هي؟
بوابة المعتمد الخارجي صفحة مستقلة خاصة تتيح لأي شخص من خارج مؤسستك المشاركة في قرار ضمن سير العمل. عندما يصل سير العمل إلى خطوة مهمة مسندة إلى طرف خارجي، كمتعاقد أو مورد أو مدقق أو عميل، يرسل النظام إليه تلقائيًا رسالة مخصصة تحتوي على رابط آمن. يؤدي النقر على الرابط إلى فتح البوابة مباشرة، من دون الحاجة إلى اسم مستخدم أو كلمة مرور أو حساب RAPTIX.
تعرض البوابة تفاصيل المهمة وأي مستندات مرفقة بالطلب وحقلًا لإضافة تعليق والإجراء الذي يخوّل الرابط تنفيذه، مثل الاعتماد أو الرفض. ويمكن أن تتضمن المهمة أيضًا نموذج مهمة (Task Form) بحقوق نصية أو اختيارات أو مربعات تحديد أو تواريخ أو ملفات مطلوبة. في هذه الحالة، يؤدي تأكيد الإجراء المخوّل إلى التحقق من النموذج وإرساله وتوجيه سير العمل؛ ولا يوجد زر إرسال منفصل.
أهميتها وفوائدها الرئيسية
- إشراك الشركاء الخارجيين في الاعتمادات من دون منحهم حسابًا في النظام — يمكن للمتعاقدين والموردين والمدققين والعملاء المشاركة في قرارات منظمة من دون رؤية شاشة تسجيل الدخول إلى المنصة.
- الرابط هو كل ما يحتاجون إليه — يعمل رابط الإجراء في أي متصفح وعلى أي جهاز، بما فيه الهاتف. لا يوجد تطبيق مطلوب تثبيته ولا حساب مطلوب إنشاؤه.
- مراجعة المستندات قبل القرار — إذا أُرفقت بالطلب ملفات، مثل العقود أو المواصفات أو التقارير، تعرض البوابة عارض PDF كاملًا ومضمّنًا ليقرأ المعتمد الخارجي المستند من دون تنزيله.
- رابط آمن للاستخدام مرة واحدة — كل رابط محمي بالتشفير وتنتهي صلاحيته بعد استخدامه، ولذلك لا يمكن لطرف غير مخوّل الاستفادة من رابط مسرّب أو معاد توجيهه بعد التنفيذ.
- حماية تلقائية من البرامج الآلية والنقرات العرضية — يبدأ عد تنازلي لخمس ثوانٍ قبل تفعيل زر التأكيد، لمنع الإرسال العرضي أو الآلي.
- سجل تدقيق مقاوم للتلاعب — يُسجّل القرار في مثيل سير العمل مع طابع زمني، ولا يمكن استخدام البوابة أكثر من مرة للإجراء نفسه.
- رفع اختياري للمستندات — يستطيع مصمم سير العمل إعداد البوابة لقبول ملفات داعمة من المعتمد الخارجي، ليرسل نسخًا موقّعة أو أدلة كجزء من قراره.
قبل أن تبدأ
- لا تحتاج إلى حساب RAPTIX؛ فالرابط الموجود في رسالتك هو كل ما تحتاج إليه.
- افتح الرابط في متصفح حديث، مثل Chrome أو Edge أو Firefox أو Safari، على حاسوب أو جهاز لوحي أو هاتف.
- تأكد من اتصالك بالإنترنت.
- الرابط شخصي؛ إذ أُنشئ خصيصًا لك ولهذه المهمة. لا تشاركه مع الآخرين، لأن استخدام شخص آخر له وإرسال إجراء سيُسجّل القرار باسمك.
طريقة الاستخدام خطوة بخطوة
استلام الرابط وفتحه
-
افتح الرسالة التي أرسلتها إليك المؤسسة التي تستخدم RAPTIX. تصف الرسالة المهمة وتتضمن تفاصيل أساسية عن الطلب وزرًا أو رابطًا بارزًا باسم الإجراء، مثل اعتماد (Approve) أو مراجعة (Review) أو تأكيد (Confirm).
-
انقر الزر أو الرابط. يفتح متصفحك بوابة المعتمد الخارجي، من دون ظهور صفحة تسجيل دخول.
العد التنازلي للأمان
-
يظهر عد تنازلي قصير مدته 5 ثوانٍ أسفل لوحة القرار، مع رسالة مثل التحقق الأمني — يرجى الانتظار قبل التأكيد ورقم تنازلي كبير بلون كهرماني.
يمنع هذا العد البرامج الآلية والنقرات العرضية من إرسال الإجراء. انتظر حتى يصل العداد إلى الصفر.
-
عند انتهاء العد، تتحول اللوحة إلى شريط تأكيد أخضر يعرض تم التحقق من الهوية — يمكنك المتابعة، ويصبح زر الإجراء نشطًا بالكامل.
قراءة معلومات المهمة
-
تعرض لوحة المهمة (Task) أعلى منطقة القرار:
- عنوان المهمة — اسم خطوة الاعتماد، مثل «مراجعة عقد مورد» أو «اعتماد متعاقد».
- مسندة إلى — عنوان البريد الإلكتروني الذي أُرسلت إليه المهمة، أي بريدك.
-
إذا احتوى نموذج الطلب على بيانات علّمها مصمم سير العمل لإظهارها خارجيًا، تظهر لوحة بيانات سير العمل (Workflow Data) القابلة للطي أسفل عنوان المهمة. تعرض كل حقل وقيمته من الإرسال الأصلي، مثل اسم المشروع والمبلغ والتواريخ واسم مقدم الطلب.
انقر رأس بيانات سير العمل لتوسيعها، واستخدم مربع البحث (Search) داخلها للوصول سريعًا إلى حقل محدد.
مراجعة المستندات المرفقة
-
إذا أُرفقت مستندات، مثل العقود أو الرسومات أو التقارير، تظهر تلقائيًا في عارض PDF في الجانب الأيسر من الشاشة على سطح المكتب، أو كطبقة بملء الشاشة على الهاتف.
-
إذا وُجد أكثر من مستند، تظهر أزرار علامات تبويب أعلى العارض تحمل أسماء الملفات. انقر كل علامة للتنقل بين المستندات.
-
استخدم عناصر التحكم المضمنة في عارض PDF من أجل:
- التنقل بين الصفحات، باستخدام أزرار الأسهم أو إدخال رقم الصفحة؛
- التكبير والتصغير؛
- استخدام أدوات التعليق التوضيحي، مثل الأختام والنص والرسم الحر، إذا أردت وضع علامات على المستند. تُضمّن أي علامات تضيفها عند إرسال قرارك.
إضافة تعليق مطلوب أو اختياري
-
إذا كانت خطوة سير العمل تتطلب تعليقًا قبل التأكيد، يظهر حقل التعليق (Comment) وعليه نجمة حمراء (*). اكتب ردك أو سببك أو ملاحظاتك في منطقة النص.
إذا كان حقل التعليق موجودًا لكن غير معلّم بأنه مطلوب، فيمكنك ترك تعليق اختياريًا. يُنصح بذلك لزيادة الوضوح، خصوصًا في قرارات الرفض أو التعليق.
رفع مستندات داعمة عند طلبها
-
إذا طلبت منك خطوة سير العمل رفع ملفات، يظهر قسم المستندات المطلوبة (Required Documents) ويسرد حقل رفع واحدًا أو أكثر، يحمل كل منها اسم مستند، مثل «الاتفاقية الموقّعة» أو «إثبات الامتثال».
المؤشر المعنى شارة مطلوب (Required) الحمراء يجب رفع ملف إلى هذا الحقل قبل التأكيد. نص الحد الأقصى N ميغابايت (Max N MB) أكبر حجم ملف مسموح به لهذا الحقل. منطقة انقر لاختيار ملف أو ملفات (Click to select file(s)) منطقة رفع ذات حد متقطع. انقرها لفتح منتقي الملفات. -
انقر منطقة الرفع لكل حقل، واختر الملف أو الملفات من جهازك. يعرض الحقل اسم الملف بعد اختياره. لإزالة ملف، انقر × بجوار اسمه.
تأكيد قرارك
-
تحقق مما يأتي:
- انتهى العد التنازلي للأمان، ويظهر شريط «تم التحقق من الهوية» الأخضر؛
- أضفت تعليقًا إذا كان مطلوبًا؛
- رفعت كل المستندات المطلوبة.
-
انقر زر تأكيد [اسم الإجراء] (Confirm [Action Name]). تتضمن تسمية الزر رمزًا تعبيريًا واسم الإجراء، مثل ✅ تأكيد الاعتماد أو ❌ تأكيد الرفض.
-
عند النجاح، تنتقل الصفحة إلى شاشة تأكيد بعلامة اختيار خضراء ورسالة اكتمل الإجراء! تم تسجيل ردك بنجاح. ستُغلق هذه النافذة تلقائيًا.
يغلق المتصفح علامة التبويب تلقائيًا بعد بضع ثوانٍ. إذا لم تُغلق وحدها لأن بعض المتصفحات تمنع ذلك، فيمكنك إغلاقها يدويًا.
إذا سبق استخدام الرابط
إذا كنت أنت أو شخص آخر قد أرسل إجراءً بهذا الرابط، فإن فتحه مجددًا يعرض شاشة ذهبية برسالة تمت المعالجة بالفعل — اكتملت هذه المهمة بإجراء سابق. لا يلزم رد إضافي.
هذا سلوك متوقع ويعني أن قرارك السابق سُجل بصورة صحيحة. لا يمكنك الإرسال مجددًا بالرابط نفسه.
إذا انتهت صلاحية الرابط أو كان غير صالح
إذا نُسخ الرابط بطريقة غير صحيحة، أو انتهت صلاحيته، أو احتوى على خطأ، تظهر شاشة حمراء: خطأ في الرابط — ربما انتهت صلاحية هذا الرابط أو سبق استخدامه. تواصل مع الشخص الذي أرسل الطلب للحصول على رابط جديد عند الحاجة.
شرح الخيارات والإعدادات
| العنصر | ما يفعله |
|---|---|
| لوحة معلومات المهمة | تعرض عنوان المهمة وعنوان البريد الذي أُرسل إليه الرابط. وهي للقراءة فقط. |
| لوحة بيانات سير العمل القابلة للطي | تعرض حقول الإرسال الأصلي. انقر الرأس للتوسيع أو الطي، واستخدم مربع البحث لتصفية الحقول. |
| عارض PDF عند وجود مستندات | يعرض المستندات المرفقة مع تنقل كامل بين الصفحات وتكبير وأدوات تعليق اختيارية. تظهر علامات تبويب عند وجود عدة ملفات. |
| علامات تبويب المستندات | التنقل بين الملفات المرفقة. تبرز علامة التبويب النشطة باللون الأزرق. |
| حقل التعليق | يكون مطلوبًا أو اختياريًا حسب إعداد سير العمل. أدخل ملاحظاتك أو سبب القرار. |
| منطقة رفع المستندات المطلوبة | ارفع ملفًا أو أكثر لكل حقل مدرج. يجب أن يحتوي الحقل المطلوب على ملف قبل تفعيل زر التأكيد. |
| العد التنازلي للأمان | مؤقت مدته 5 ثوانٍ يمنع الإرسال العرضي أو الآلي. يظل زر التأكيد معطلًا حتى ينتهي. |
| شريط تم التحقق من الهوية | تأكيد أخضر على انتهاء العد وإمكانية المتابعة. |
| زر تأكيد [اسم الإجراء] | يرسل قرارك. يكون معطلًا ورماديًا حتى استيفاء كل المتطلبات، وينشط بعد انتهاء العد وتعبئة التعليق المطلوب وإكمال الملفات المطلوبة. |
| رمز الإجراء التعبيري | إشارة مرئية لنوع الإجراء: ✅ للاعتماد أو القبول أو الإكمال، و❌ للرفض، و⏸️ للتعليق أو الإيقاف المؤقت، و⬆️ للتصعيد. |
نصائح وأفضل الممارسات
- اقرأ بيانات سير العمل بعناية قبل النقر على التأكيد، خصوصًا لطلبات الاعتماد التي تتضمن مبالغ أو تواريخ أو كميات؛ فهذه البيانات آتية مباشرة من الإرسال الأصلي وهي ما تعتمده.
- استخدم أدوات التعليق في عارض PDF إذا أردت وضع علامات على المستند، كالإشارة إلى بنود توافق عليها أو مواضع قلق. تُلتقط تعليقاتك وتُحفظ تلقائيًا عند الإرسال.
- لا تشارك رابطك؛ فهو فريد لك. إذا استخدمه شخص آخر، سيسجّل القرار باسمك. إذا اعتقدت أن الرابط انكشف، فأبلغ المؤسسة الطالبة فورًا.
- اترك تعليقًا حتى عندما لا يكون مطلوبًا؛ فالشرح المختصر يساعد المؤسسة الطالبة على فهم قرارك، خصوصًا للرفض أو التعليق.
- إذا احتجت إلى مراجعة المستندات على شاشة أكبر، فانسخ الرابط من الرسالة وافتحه في متصفح سطح مكتب؛ إذ يكون التخطيط ثنائي الأعمدة وعراض PDF الكامل أسهل قراءة على شاشة كبيرة من الهاتف.
- إذا كان قرارك حساسًا للوقت، فتحقق من وجود موعد نهائي مذكور في الرسالة. لا تعرض البوابة موعدًا نهائيًا، لكن ربما أعدّت المؤسسة الطالبة تصعيدًا أو انتهاء صلاحية تلقائيًا من طرفها.
الأسئلة الشائعة
س: هل أحتاج إلى إنشاء حساب أو تثبيت أي شيء؟
لا. يعمل الرابط في أي متصفح حديث. لا تحتاج إلى حساب RAPTIX ولا إلى تثبيت تطبيق.
س: كيف أعرف أن الرابط شرعي وآمن؟
يأتي الرابط من نطاق البريد الإلكتروني للمؤسسة التي أرسلت الطلب، ويطابق عنوان البوابة نطاق تثبيت RAPTIX الخاص بها. إذا ساورك شك، فتواصل مع المؤسسة الطالبة عبر قناة مستقلة، كالهاتف أو عنوان بريد معروف، للتحقق قبل النقر.
س: انتهى العد التنازلي لكن زر التأكيد لا يزال رماديًا. لماذا؟
تحقق مما إذا كان هناك حقل تعليق مطلوب بعلامة نجمة حمراء لم تعبئه، أو حقل رفع مستندات مطلوب لا يزال بلا ملفات. يجب إكمال كل الحقول المطلوبة قبل أن ينشط الزر.
س: هل يمكنني حفظ تقدمي والعودة لاحقًا؟
لا. البوابة صفحة لإجراء واحد. يجب إكمال المراجعة وتأكيد الإجراء في جلسة واحدة. إذا أغلقت المتصفح قبل التأكيد، تبقى المهمة معلّقة ويمكنك استخدام الرابط نفسه مجددًا حتى يُستخدم أو تنتهي صلاحيته.
س: أكدت القرار الخطأ دون قصد. هل يمكنني التراجع؟
بعد التأكيد، يُسجل القرار في سير العمل ولا يمكن التراجع عنه عبر البوابة. تواصل فورًا مع المؤسسة التي أرسلت الرابط؛ فقد تتمكن من التدخل أو إعادة توجيه سير العمل من شاشة الإدارة.
س: تعرض الصفحة «تمت المعالجة بالفعل» رغم أنني لم أنفذ إجراءً. ماذا حدث؟
ربما استخدم شخص آخر الرابط نفسه، أو اكتملت المهمة بطريقة أخرى، كأن يكون لدى معتمد داخلي صلاحية وصول أيضًا ونفذ الإجراء أولًا. تواصل مع المؤسسة الطالبة للتوضيح.
س: هل يمكنني التعليق على PDF، وهل تُحفظ هذه التعليقات؟
نعم. إذا رسمت أو أضفت ختمًا أو كتبت على PDF في العارض، تُلتقط هذه التعليقات وتُحفظ كإصدار جديد من المستند عند إرسال قرارك. يبقى المستند الأصلي محفوظًا، وتصبح نسختك المشروحة ملفًا مستقلًا في سجل سير العمل.
س: ماذا يحدث بعد النقر على التأكيد؟
يُسجل قرارك في سير العمل، ويتقدم المحرك فورًا إلى الخطوة التالية؛ فقد يرسل رسالة إلى معتمد آخر، أو إشعارًا لمقدم الطلب، أو يكمل سير العمل بالكامل. سترى شاشة النجاح، ثم تُغلق علامة التبويب تلقائيًا.