مدير مهام سير العمل: مراجعة مهمة مسندة ومعالجتها

ما هو؟

مدير مهام سير العمل (Workflow Task Manager) هو واجهة بملء الصفحة ينفذ فيها الشخص مهمة سير عمل مسندة إليه. تجمع الواجهة بيانات الطلب والمستندات المرتبطة والتعليقات والملفات المطلوب رفعها وإجراءات الاعتماد المخصصة التي أعدّها مصمم سير العمل.

عندما يستخدم المصمم نموذج مهمة (Task Form)، تعرض الصفحة أيضًا حقولًا منظمة مثل النصوص والأرقام والتواريخ والاختيارات ومربعات التحديد ورفع الملفات. تحمل الأزرار تسمية الإجراءات المسموح بها (Allowed Actions)، لأن كل زر يرسل تلك القيم ويحدد مسار سير العمل؛ ولا يوجد زر إرسال منفصل لنموذج المهمة.

يمكنك الوصول إليه من مهامي (My Tasks)، أو فتح إجراء المهمة (Open task action) في عرض تفاصيل سير العمل، أو رابط مهمة صالح في رسالة إشعار بالبريد الإلكتروني.

أهميته وفوائده الرئيسية

• كل ما تحتاج إليه لاتخاذ القرار في شاشة واحدة — بيانات الطلب والمستندات وسجل المحادثة وأزرار الإجراءات. لن تحتاج إلى التنقل بين البريد الإلكتروني أو أنظمة الملفات أو تطبيقات أخرى.
• قراءة ملفات PDF فورًا من دون تنزيل — يعرض العارض المضمّن مستندات PDF متعددة الصفحات في المتصفح، مع التكبير والتنقل بين الصفحات. لا تغادر المستندات المنصة أثناء المراجعة.
• أزرار قرار مخصصة تطابق لغة عملك — بدلًا من «اعتماد / رفض» العامين، قد ترى أزرارًا مثل «تأييد» أو «إرسال إلى الشؤون القانونية» أو «إرجاع للمراجعة»، حسب تصميم سير العمل.
• سلسلة المحادثة الكاملة — يظهر كل تعليق من كل مستوى في سلسلة الاعتماد ضمن محادثة شبيهة بتطبيقات الرسائل، لتفهم السياق الكامل قبل اتخاذ القرار.
• رفع الملفات الداعمة مباشرة — إذا طلب منك سير العمل إرفاق مستند، مثل خطاب تأييد موقّع، تظهر حقول رفع معنونة في الشاشة نفسها.
• تسجيل قرارك فورًا — يؤدي النقر على زر الإجراء إلى تقدم محرك سير العمل مباشرة، وتحديث شارة مهامي في الشريط العلوي، وإعادتك إلى كل المثيلات حتى ترى تقدم سير العمل.

قبل أن تبدأ

• يجب أن تكون لديك مهمة معلّقة مسندة إلى حسابك. عند وجود مهام معلّقة، سترى شارة متحركة تحمل عددها على رمز الجرس في شريط التنقل العلوي.
• يمكنك الوصول إلى مدير مهام سير العمل من مهامي عبر جرس الشريط العلوي ← مهامي، أو من رابط إجراء صالح في رسالة إشعار المهمة.
• تحتاج إلى صلاحية عرض المهام وتنفيذ إجراءاتها. إذا عرضت الشاشة خطأ أو رسالة «تم رفض الوصول»، فتواصل مع المشرف. راجع صلاحيات سير العمل.

طريقة الاستخدام خطوة بخطوة

الخطوة 1 — فتح المهمة

من مهامي:

1. انقر رمز الجرس في شريط التنقل العلوي، أو انتقل إلى مهامي من القائمة الجانبية.
2. اعثر في الجدول على المهمة التي تريد تنفيذها. يعرض كل صف اسم سير العمل والخطوة الحالية والأولوية وتاريخ الاستحقاق والحالة.
3. انقر صف المهمة. يفتح مدير مهام سير العمل.

من رسالة إشعار:

1. افتح رسالة الإشعار التي وصلتك عند إسناد المهمة إليك.
2. انقر رابط الإجراء في الرسالة، مثل فتح المهمة (Open Task) أو زر إجراء مباشر مثل اعتماد (Approve) في نص الرسالة. يفتح مدير مهام سير العمل في متصفحك، وإذا لم تكن مسجّل الدخول فستُطلب منك المصادقة أولًا.

الخطوة 2 — مراجعة معلومات الطلب

4. أسفل الرأس، اعثر على بطاقة معلومات الطلب (Request Information) التي يميزها رمز قاعدة البيانات. تعرض كل البيانات التي أرسلها مقدم الطلب: حقول النموذج والاختيارات والتواريخ وأي معلومات أخرى التُقطت في بداية سير العمل.

   • تكون الحقول ذات البيانات المتداخلة، كالكائنات أو القوائم، مطوية افتراضيًا. انقر سهم التوسيع لإظهارها.
   • تعرض القيم النصية الطويلة عرض المزيد (Show more)؛ انقرها لقراءة النص كاملًا.
   • انقر رمز النسخ بجوار أي قيمة لنسخها إلى الحافظة.

5. راجع بطاقات البيانات الوصفية أعلى منطقة المحتوى. تتضمن عادة:

   • مسند إلى (Assigned To) — اسمك أو دورك.
   • الأولوية (Priority) — منخفضة أو متوسطة أو عالية أو عاجلة.
   • تاريخ الاستحقاق (Due Date) — الموعد المطلوب لإكمال المهمة.
   • التصنيف (Category) واسم سير العمل (Workflow).

إذا ظهر قسم نموذج المهمة (Task form)، فأكمل حقوله الظاهرة قبل اختيار إجراء. يتم التحقق من الحقول المطلوبة لكل إجراء. تستخدم الحقول المخفية غير المخصصة للملفات القيم الافتراضية التي أعدّها مصمم سير العمل، ولا تظهر في الصفحة.

الخطوة 3 — قراءة المستند في عارض PDF

6. إذا كان هناك مستند مرفق بهذه المهمة، يظهر عارض PDF المضمّن في الجانب الأيسر على سطح المكتب أو أعلى لوحة الإجراءات على الهاتف.

7. استخدم عناصر تحكم عارض PDF:

   عنصر التحكم	الإجراء
   زرا تكبير / تصغير (Zoom In / Zoom Out)، برمزي العدسة	زيادة حجم عرض المستند أو تقليله. تظهر نسبة التكبير الحالية.
   زر التدوير (Rotate)، برمز السهم الدائري	تدوير عرض المستند 90 درجة مع اتجاه عقارب الساعة.
   سهما الصفحة السابقة / التالية (Previous / Next)	التنقل بين صفحات PDF متعدد الصفحات. يظهر رقم الصفحة الحالية وإجمالي الصفحات.
   زر التنزيل (Download)، برمز السهم المتجه لأسفل	حفظ نسخة محلية من المستند على جهازك.
   زر عرض بملء الشاشة (View full screen)، برمز التوسيع	فتح PDF في نافذة عرض مخصصة ذات مساحة أكبر.

إذا لم يظهر عارض مستند، فإما أن المهمة لا تتضمن ملف PDF مرفقًا، أو أن سير العمل معدّ لاعتماد دفعة على مستوى الصفوف. في هذه الحالة، انتقل إلى الخطوة 8.

الخطوة 4 — قراءة سلسلة المحادثة

8. اعثر على زر المحادثة (Conversation) ذي رمز فقاعة الدردشة، وانقره لتوسيع سلسلة المحادثة الكاملة.
9. تعرض السلسلة كل التعليقات التي تركها المعتمدون السابقون في مثيل سير العمل، على هيئة فقاعات ملونة منسوبة إلى كل شخص باسمه ومستوى الاعتماد والطابع الزمني. تظهر المستويات الفردية إلى اليسار والزوجية إلى اليمين، على غرار تطبيقات المراسلة.
10. راجع كل التعليقات قبل اتخاذ قرارك لتفهم أي ملاحظات أو تعليمات من المستويات السابقة.

الخطوة 5 — إضافة تعليقك

11. اعثر على منطقة النص التعليق / السبب (Comment / Reason) في الجانب الأيمن من الشاشة، أسفل بطاقات البيانات الوصفية.
12. إذا كان الإجراء الذي ستنفذه يتطلب تعليقًا لأن مصمم سير العمل فعّل يتطلب تعليقًا (Requires Comment)، فيجب أن تكتب حرفًا واحدًا على الأقل. يظل زر الإجراء معطلًا حتى تفعل ذلك.
13. اكتب تعليقك: أي ملاحظات أو أسباب أو تعليمات ذات صلة للمستوى التالي أو لسجل التدقيق.

لا تحتاج إلى إضافة تعليق للإجراءات التي لا تتطلبه، مثل اعتماد روتيني. لكن إضافة السياق حتى عندما تكون اختيارية تحسّن سجل التدقيق وتساعد المعتمدين اللاحقين.

الخطوة 6 — رفع المستندات المطلوبة عند الحاجة

14. إذا طلب منك سير العمل إرفاق ملفات داعمة، يظهر حقل واحد أو أكثر باسم رفع مستند (Document Upload) أسفل منطقة التعليق.
15. لكل حقل رفع: a. لاحظ تسمية الحقل، مثل «خطاب التأييد الموقّع» أو «نسخة الهوية المتحقق منها»، والحد الأقصى لحجم الملف الظاهر أسفله. b. انقر منطقة الرفع أو اسحب الملفات وأفلتها فيها. c. إذا حمل الحقل علامة مطلوب (Required)، فيجب إرفاق ملف واحد على الأقل قبل الإرسال. d. إذا فُعّل طلب تعليق (Require Comment) للحقل، فاكتب ملاحظة قصيرة في حقل التعليق الذي يظهر أسفله.
16. يمكنك متابعة حالة الرفع لكل حقل: يتحول الرمز إلى مؤشر تحميل أثناء الرفع ثم يعرض علامة اختيار خضراء عند النجاح.

الخطوة 7 — اتخاذ القرار

17. سترى في لوحة الإجراءات أزرار الإجراءات المخصصة لهذه المهمة، مثل إكمال (Complete) أو رفض (Reject) أو تعليق (Hold) أو تسميات مؤسستك الخاصة.
18. انقر الزر الذي يمثل قرارك:
    • إذا كان الإجراء يتطلب تعليقًا وحقل التعليق فارغ، يظهر إشعار أحمر يطلب منك تعبئته. لا يُرسل الإجراء حتى تفعل ذلك.
    • إذا كانت حقول الرفع المطلوبة فارغة، تسرد رسالة خطأ الحقول الناقصة. لا يُرسل الإجراء حتى تُرفق كل الملفات المطلوبة.
19. بعد استيفاء كل المتطلبات، يؤدي النقر على الزر إلى:
    • رفع أي ملفات مستندات معلّقة؛
    • إرسال تعليقك وقرارك إلى محرك سير العمل؛
    • عرض إشعار نجاح أخضر: «تم تنفيذ الإجراء [اسم الإجراء] بنجاح!»؛
    • إعادتك إلى منطقة سير العمل الحالية بعد استجابة النجاح حتى ترى الحالة المحدثة.

الخطوة 8 — التعامل مع مهام اعتماد الدفعات على مستوى الصفوف

إذا كانت هذه مهمة اعتماد دفعة وقد فعّل مصمم سير العمل اعتماد لكل عنصر (Approval For Each) في عقدة المهمة، فلن يظهر عارض PDF. وبدلًا منه سترى جدول بيانات يحتوي على صف لكل عنصر مطلوب مراجعته.

لكل صف:

1. راجع أعمدة البيانات في ذلك الصف.
2. انقر زر الإجراء الخاص بالصف، مثل رمز الاعتماد الأخضر أو الرفض الأحمر.
3. اكتب اختياريًا تعليقًا خاصًا بالصف إذا كان مطلوبًا.
4. بعد تنفيذ إجراء على كل الصفوف، انقر زر إرسال (Submit) الرئيسي لإرسال جميع القرارات دفعة واحدة.

راجع شاشة قرارات الدفعة للحصول على دليل كامل لمراجعة النتائج بعد الإرسال، والاعتمادات متعددة المستويات واعتمادات الدفعات لمعرفة كيفية إعداد اعتماد الدفعة.

شرح الخيارات والإعدادات

لوحة معلومات الطلب

عناصر تحكم عارض PDF

أزرار الإجراءات

سلسلة المحادثة

نصائح وأفضل الممارسات

• اقرأ سلسلة المحادثة كاملة دائمًا قبل اتخاذ القرار. ربما سجّل مستوى سابق ملاحظة أو شرطًا محددًا ينبغي أن يؤثر في قرارك.
• استخدم روابط عرض المزيد في لوحة معلومات الطلب لأي حقول نصية طويلة، فقد تُخفي المعاينة المختصرة تفاصيل مهمة.
• أضف تعليقًا حتى عندما لا يكون مطلوبًا. تمنح الملاحظة القصيرة التي تشرح قرارك سياقًا ثمينًا للتدقيق والتصعيد والرجوع مستقبلًا.
• تحقق من كل حقول الرفع المطلوبة قبل النقر على زر الإجراء. تمنع الملفات المطلوبة الناقصة الإرسال وتعرض رسالة خطأ؛ وستحتاج إلى العثور عليها وإرفاقها قبل إعادة المحاولة.
• إذا احتجت إلى وقت إضافي، فاستخدم إجراء التعليق (Hold) إن كان معدًّا، بدلًا من ترك المهمة معلّقة إلى أجل غير محدد. تُبقي نتيجة التعليق سير العمل قائمًا وتسجّل قصد قرارك، مع السماح لمقدم الطلب باتخاذ إجراء تصحيحي.
• لا تغادر الصفحة أثناء اتخاذ القرار. إذا بدأت كتابة التعليقات أو رفع الملفات، فتجنب الانتقال إلى صفحة أخرى قبل الإرسال؛ إذ لا تُحفظ مدخلاتك الجارية تلقائيًا.
• لمستخدمي الهاتف: ينتقل عارض PDF إلى وضع ملء الشاشة على الشاشات الصغيرة. اضغط زر الإغلاق X للعودة إلى بقية شاشة الاعتماد بعد مراجعة المستند.

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكنني رؤية كل المهام المسندة إلى فريقي، لا مهامي وحدها؟

يرى المستخدم العادي المهام المسندة إلى حسابه فقط، بينما يرى المشرف كل المهام. إذا احتجت إلى عرض على مستوى الفريق، فاطلب من المشرف منحك الوصول الإداري أو تشغيل تقرير من كل المثيلات.

س: يعرض عارض المستند رسالة «لم يُعثر على مستند». هل هذا خطأ؟

ليس بالضرورة. بعض المهام لا تتضمن مستندًا مرفقًا؛ بل بيانات معلومات الطلب فقط. إذا كنت تتوقع مستندًا ولم تره، فاطلب من مصمم سير العمل مراجعة الإعداد. ومن المحتمل أيضًا أن يكون المستند أُرسل في جزء مختلف من العملية.

س: نقرت زر الإجراء لكن لم يحدث شيء. ماذا أفعل؟

ابحث عن رسائل تحقق حمراء في الصفحة؛ فقد يكون تعليق أو حقل رفع مطلوب مفقودًا. إذا لم توجد أخطاء تحقق وظل الزر بلا استجابة، فحاول تحديث الصفحة. يُرجّح أن قرارك لم يُرسل. إذا استمرت المشكلة، فتواصل مع المشرف مع تفاصيل المهمة.

س: هل يمكنني تغيير قراري بعد النقر على زر الإجراء؟

لا. بمجرد إرسال الإجراء، يُسجّل فورًا ويتقدم سير العمل. تواصل مع مشغّل سير عمل مخوّل إذا احتجت إلى تصحيح العملية؛ فقد يتطلب ذلك تشغيلًا جديدًا أو عملية مدروسة بعناية في قاعدة بيانات سير العمل.

س: أنفذ مهمة بدل شخص غائب عن المكتب. هل أسجّل الدخول بحسابه؟

لا تسجّل الدخول أبدًا باسم شخص آخر. اطلب من المشرف إضافتك كمكلّف بالمهمة، أو استخدام ميزة التصعيد لإعادة توجيه المهام إليك. يُسجّل كل إجراء بهوية المستخدم المسجّل دخوله لأغراض التدقيق.

س: ما رابط معرّف الدفعة (Batch ID) الذي أراه أحيانًا في شاشة المهمة؟

عند معالجة المهمة كاعتماد دفعة باستخدام اعتماد لكل عنصر، يُنشأ معرّف دفعة لذلك الإرسال. يؤدي النقر على الرابط إلى شاشة قرارات الدفعة التي تعرض جدول القرارات الكامل على مستوى الصفوف. راجع شاشة قرارات الدفعة.

س: هل يمكنني الوصول إلى هذه الشاشة من دون حساب RAPTIX بصفتي مستخدمًا خارجيًا؟

يستطيع المعتمدون الخارجيون، مثل الموردين والمتعاقدين الذين لا يملكون حسابًا على المنصة، اعتماد المهام عبر بوابة المعتمد الخارجي باستخدام رابط آمن لمرة واحدة يُرسل إلى بريدهم. راجع بوابة المعتمد الخارجي.