إدارة المواعيد النهائية: تحديد تواريخ الاستحقاق والتذكيرات والتصعيد والانتهاء
ما هذه الميزة؟
تشمل إدارة المواعيد النهائية في عمليات سير العمل كل ما يحدث عندما لا يُتخذ إجراء بشأن مهمة في الوقت المناسب. يمكنك في كل عقدة مهمة ضبط:
- تاريخ استحقاق ثابت أو نسبي أو ديناميكي يوضح للمسند إليه موعد إكمال المهمة.
- رسائل تذكير تُرسل تلقائيًا في الفترات التي تحددها قبل تاريخ الاستحقاق، لحث المسند إليه على التصرف.
- سياسة تصعيد تعيد الإسناد أو تُشعر مشرفًا تلقائيًا بعد مدة قابلة للضبط إذا ظلت المهمة معلقة.
- إجراء انتهاء يتولى المهمة إذا بلغت موعدًا نهائيًا صارمًا من دون إجراء؛ فيستطيع مثلًا رفض الطلب تلقائيًا أو إكماله كي يواصل سير العمل التقدم.
تلغي هذه الإعدادات مجتمعة الحاجة إلى رسائل المتابعة اليدوية، وتضمن تقدم كل سير عمل بالسرعة المطلوبة.
لماذا تفيدك؟ وما مزاياها الأساسية؟
- لا تضيع المهام في صندوق بريد مزدحم — تُرسل التذكيرات تلقائيًا وفق جدولك، ولا تعتمد على مبادرة المسند إليه.
- لا تتعطل عمليات سير العمل إلى أجل غير مسمى — يبدأ التصعيد تلقائيًا عندما لا يستجيب شخص، ويوجه المهمة إلى مشرف دون تدخل يدوي.
- تُطبق المواعيد الصارمة تلقائيًا — يستطيع إجراء الانتهاء رفض المهمة أو تصعيدها أو إكمالها أو تعليقها عند انقضاء الموعد، فتستمر العملية حتى من دون تدخل بشري.
- سجل تدقيق كامل — يُسجل كل تذكير مرسل وتصعيد بدأ وإجراء انتهاء نُفّذ في سجل سير العمل، لتتمكن من إثبات اتباع العملية للخطوات الصحيحة.
- صيغ تاريخ مرنة — يمكن أن يكون تاريخ الاستحقاق ثابتًا، أو إزاحة محسوبة من بدء سير العمل مثل «+5 أيام»، أو تاريخًا ديناميكيًا من متغير سير عمل، وبذلك يخدم تصميم واحد حالات استخدام متعددة.
قبل أن تبدأ
- افتح سير العمل المطلوب في المصمم المرئي بوضع التحرير، وتأكد من ضبط إعدادات عقدة المهمة الأساسية، مثل العنوان والمسند إليه والإجراءات. راجع تصميم خطوات المهام.
- إذا كنت ستستخدم تاريخ استحقاق ديناميكيًا من متغير، فتأكد من التقاط سير العمل لهذا التاريخ في متغير بعقدة البدء أو بخطوة سابقة. راجع استخدام متغيرات سير العمل وعلامات الدمج.
- حدد مستلم التصعيد: عنوان بريد إلكتروني أو دور أو متغير.
طريقة الاستخدام خطوة بخطوة
الخطوة 1 — افتح خصائص عقدة المهمة
- انقر على عقدة المهمة في اللوحة نقرًا مزدوجًا لفتح لوحة الخصائص.
- حدد حقل تاريخ الاستحقاق في علامة أساسي.
الخطوة 2 — حدد تاريخ الاستحقاق
-
أدخل تاريخ الاستحقاق بإحدى الطرق الثلاث:
الصيغة المثال المعنى تاريخ/وقت ثابت 2026-12-31T17:00:00موعد نهائي مطلق بغض النظر عن وقت بدء سير العمل. إزاحة نسبية +5dأو+3hأو+2wتاريخ محسوب من وقت إنشاء المهمة. يرمز dإلى الأيام وhإلى الساعات وwإلى الأسابيع.متغير سير عمل {{contract_expiry_date}}تاريخ مأخوذ من متغير سير عمل، ويجب أن يكون بصيغة ISO 8601. يعني ترك تاريخ الاستحقاق فارغًا أن المهمة ليس لها موعد نهائي ملزم. تستمر التذكيرات والتصعيد في العمل، لكن قد يختلف سلوكهما في غياب تاريخ أساس.
الخطوة 3 — اضبط رسائل التذكير
- اختر علامة الإشعارات في لوحة خصائص المهمة.
- فعّل إرسال تذكيرات.
- أدخل في حقل فواصل التذكير قائمة فترات تفصلها فواصل، وتُقاس رجوعًا من تاريخ الاستحقاق أو تقدمًا من إنشاء المهمة. أمثلة:
24h, 4h— إرسال تذكير قبل تاريخ الاستحقاق بـ24 ساعة، ثم تذكير آخر قبله بأربع ساعات.30m, 3h, 8h— إرسال ثلاثة تذكيرات متصاعدة.
- اختر تحرير رسالة التذكير لفتح منشئ البريد بالسحب والإفلات وتخصيص الرسالة. يتضمن القالب الافتراضي علامات الدمج
{{task_title}}و{{assignee_name}}و{{due_date}}و{{reminder_number}}و{{total_reminders}}. - اختر حساب الإرسال، أي إعداد البريد، المستخدم للتذكيرات.
الخطوة 4 — اضبط التصعيد
- انتقل إلى قسم سياسة التصعيد في علامة الإكمال.
- فعّل التصعيد مُمكّن.
- أدخل في التصعيد بعد المدة التي تلي إنشاء المهمة، أو تاريخ الاستحقاق، قبل بدء التصعيد. استخدم الصيغة نفسها، مثل
48hأو3dأو1w. - أدخل في التصعيد إلى عنوان البريد الإلكتروني أو
{{variable}}للشخص أو الدور الذي ينبغي أن يتلقى إشعار التصعيد، مثل مدير المسند إليه. - اختر تحرير رسالة التصعيد لتخصيص الرسالة التي يتلقاها مستلم التصعيد. يشرح القالب الافتراضي الحالة ويوفر روابط الإجراءات الأصلية.
الخطوة 5 — اضبط إجراء الانتهاء
- حدد قسم الانتهاء في علامة الإكمال.
- فعّل الانتهاء مُمكّن.
- أدخل في مدة الانتهاء الزمن الذي ينبغي بعده بدء الانتهاء، محسوبًا من إنشاء المهمة أو تاريخ الاستحقاق. مثال:
7d. - اختر من الإجراء عند الانتهاء ما ينبغي أن يفعله سير العمل إذا لم يتصرف أحد قبل لحظة الانتهاء:
| الخيار | ما الذي يحدث؟ |
|---|---|
| رفض | تُرفض المهمة تلقائيًا، ويتبع سير العمل حافة «مرفوض» إلى الخطوة التالية. |
| تصعيد | يعاد إسناد المهمة إلى عنوان بريد التصعيد المحدد وتُرسل رسالة إشعار. |
| إكمال | تُستكمل المهمة تلقائيًا ويتبع سير العمل حافة «مكتمل». |
| تعليق | توضع المهمة في حالة تعليق ويتبع سير العمل حافة «تعليق» إذا كانت معرفة. |
- إذا اخترت تصعيد، فأدخل عنوان البريد في حقل التصعيد إلى (الانتهاء).
- اختر تحرير رسالة الانتهاء لتخصيص الإشعار المرسل عند تنفيذ إجراء الانتهاء.
- اختر حفظ المهمة لتطبيق جميع إعدادات الموعد النهائي.
شرح الخيارات والإعدادات
حقل تاريخ الاستحقاق (علامة أساسي)
| الصيغة | الوصف | الاستخدام المناسب |
|---|---|---|
| تاريخ/وقت ثابت | تاريخ ووقت مطلقان بصيغة ISO 8601 | المواعيد التنظيمية وتواريخ العقود والأحداث لمرة واحدة |
إزاحة نسبية (+Nd أو +Nh أو +Nw) |
تُحسب من وقت إنشاء المهمة | اتفاقيات مستوى الخدمة القياسية |
متغير سير عمل ({{variable_name}}) |
قيمة تاريخ من حقل نموذج أو خطوة سابقة | العمليات المعتمدة على التاريخ، مثل تجديد العقود |
فواصل التذكير (علامة الإشعارات)
| الإعداد | الوصف |
|---|---|
| إرسال تذكيرات | المفتاح الرئيسي؛ عند تعطيله لا تُرسل تذكيرات مهما كانت الإعدادات الأخرى. |
| فواصل التذكير | قائمة رموز زمنية تفصلها فواصل. يطلق كل رمز رسالة تذكير، ويُقاس رجوعًا من تاريخ الاستحقاق؛ فمثلًا 24h تعني 24 ساعة قبله. |
| تحرير رسالة التذكير | يفتح منشئ السحب والإفلات للرسالة، وتتوفر فيه جميع متغيرات سير العمل كعلامات دمج. |
سياسة التصعيد (علامة الإشعارات)
| الإعداد | الوصف |
|---|---|
| التصعيد مُمكّن | المفتاح الرئيسي للتصعيد التلقائي. |
| التصعيد بعد | المدة من إنشاء المهمة أو تاريخ الاستحقاق إلى بدء التصعيد. استخدم h للساعات وd للأيام وw للأسابيع. |
| التصعيد إلى | عنوان البريد أو {{variable}} لمستلم التصعيد، وغالبًا يكون مشرف المسند إليه. |
| تحرير رسالة التصعيد | يخصص الرسالة التي يتلقاها مستلم التصعيد. |
إعدادات الانتهاء (علامة متقدم)
| الإعداد | الوصف |
|---|---|
| الانتهاء مُمكّن | المفتاح الرئيسي لإجراء الانتهاء التلقائي. |
| مدة الانتهاء | المدة التي تلي إنشاء المهمة قبل بدء الانتهاء، مثل 7d أو 14d. |
| الإجراء عند الانتهاء | ما يفعله النظام عند الانتهاء: رفض أو تصعيد أو إكمال أو تعليق. |
| التصعيد إلى (الانتهاء) | إذا كان الإجراء «تصعيد»، فهذا عنوان البريد أو المتغير الذي يعاد الإسناد إليه. |
| تحرير رسالة الانتهاء | يخصص الإشعار المرسل عند تنفيذ إجراء الانتهاء. |
نصائح وأفضل الممارسات
- حدد تذكيرات في أوقات مفيدة. نادرًا ما يفيد تذكير واحد قبل الموعد بخمس دقائق. استخدم
5d, 1d, 4hلمهمة تمتد أسبوعًا كي تمنح المسند إليه وقتًا كافيًا. - افصل التصعيد عن الانتهاء. يُشعر التصعيد المشرف ويبقي المهمة مفتوحة للإجراء البشري، أما الانتهاء فيغلقها تلقائيًا. استخدم التصعيد أولًا، ثم اجعل الانتهاء ضمانًا نهائيًا بعد مدة أطول.
- طابق الانتهاء مع اتفاقية مستوى الخدمة. إذا كانت السياسة تتطلب معالجة الطلبات خلال عشرة أيام عمل، فاضبط الانتهاء على
10dوإجراءه على «تصعيد» إلى مدير يستطيع التحقيق، بدلًا من «رفض» الذي قد تترتب عليه عواقب على العمل. - اختبر التصعيد في بيئة التطوير. اضبطه على
2m، أي دقيقتين، في سير عمل اختباري وشغله وتأكد من وصول الرسالة، ثم غيّر المدة إلى القيمة الفعلية قبل الإطلاق. - استخدم المتغيرات لتواريخ الاستحقاق عندما يكون الموعد قائمًا على البيانات، مثل انتهاء عقد في تاريخ أُدخل في نموذج المشغّل. يلغي ذلك تحديثات التاريخ اليدوية عبر الإصدارات.
- لا تضبط الانتهاء على «إكمال» إلا إذا كانت الموافقة التلقائية مقبولة. يتجاوز الإكمال التلقائي المراجعة البشرية في معظم عمليات الموافقة. استخدمه فقط في المهام الإدارية التي يعني فيها عدم الرد الموافقة ضمنيًا.
الأسئلة الشائعة
س: هل يمكنني ضبط تذكير وتصعيد للمهمة نفسها؟ نعم. تُشعر التذكيرات المسند إليه الأصلي، بينما يُشعر التصعيد شخصًا مختلفًا، أو الشخص نفسه بدرجة إلحاح أعلى. يعملان بصورة مستقلة.
س: ماذا يحدث إذا كان متغير تاريخ الاستحقاق فارغًا عند إنشاء المهمة؟ إذا كان فارغًا، فلا يُحدد تاريخ الاستحقاق ولا تعمل مؤقتات التذكير أو التصعيد المرتبطة به. تستمر المؤقتات المحسوبة من إنشاء المهمة في العمل. تحقق دائمًا من تعبئة متغيرات التاريخ المطلوبة قبل بلوغ عقدة المهمة.
س: هل يعيد التصعيد إسناد المهمة بعيدًا عن المسند إليه الأصلي؟ يرسل التصعيد إشعارًا إلى مستلمه، لكنه لا يزيل المسند إليه الأصلي تلقائيًا؛ ويمكن لكليهما التصرف. لإعادة إسناد نهائية، اضبط إجراء الانتهاء على «تصعيد» فتنتقل المهمة إلى المسند إليه الجديد.
س: كم عدد فواصل التذكير التي يمكنني تعريفها؟ لا يوجد حد ثابت، لكن أكثر من أربعة أو خمسة تذكيرات لمهمة واحدة قد يكون مزعجًا للمستلمين. ثلاثة تذكيرات ممارسة شائعة جيدة.
س: ماذا يحدث لرسائل التذكير المعلقة إذا اكتملت المهمة قبل إرسالها؟ تُلغى التذكيرات بمجرد اتخاذ إجراء في المهمة. لا يتلقى المسند إليه تذكيرات بعد إكمال المهمة أو رفضها أو تعليقها.
س: هل يمكنني استخدام التصعيد في كل مستوى من سلسلة موافقات متعددة المستويات؟ نعم. لكل عقدة مهمة إعداداتها المستقلة للموعد والتذكير والتصعيد والانتهاء. اضبط كل مستوى على حدة وفق اتفاقية مستوى الخدمة المناسبة لتلك المرحلة.
س: انتهى سير العمل ورفض تلقائيًا طلبًا كان ينبغي قبوله. هل يمكنني التراجع؟ لا يمكن عكس الإجراء التلقائي من الواجهة. فضّل «تصعيد» كإجراء انتهاء في العمليات الحساسة للامتثال، كي يراجع المدير يدويًا قبل القرار النهائي. إذا حدث خطأ، فقد يحتاج المسؤول إلى بدء سير العمل يدويًا من جديد.