انتظار بريد إلكتروني مطابق داخل سير عمل جارٍ

فهم وقت استخدام هذه الخطوة

استخدم انتظار البريد المطابق عندما يكون سير العمل قد بدأ بالفعل، لكنه يحتاج إلى التوقف حتى يصل رد أو مستند لاحق. تشمل الأمثلة انتظار رد مورد أو مرفق موقّع أو توضيح مطلوب أو رسالة تؤكد إجراءً خارجيًا.

يختلف ذلك عن مُشغّل البريد الإلكتروني (Email Trigger):

إضافة خطوة الانتظار

1. افتح سير العمل في منشئ التدفقات (Flow Builder).
2. أضف خطوة انتظار البريد من قائمة العُقد المتاحة.
3. صِل الخطوة بعد الإجراء الذي يطلب الرد أو ينتظره.
4. صِل مخرج النجاح بالخطوة التي ستعالج الرسالة المستلمة.
5. إذا وفرت العقدة مخرج انتهاء مهلة، فصِله بمسار التذكير أو التصعيد أو النهاية الآمنة.

قد يتبع اسم العقدة الدقيق الظاهر في منشئ التدفقات المصطلحات المفعّلة لمساحة عملك. استخدم وصف العقدة للتأكد من أنها تنتظر داخل مثيل جارٍ، لا تبدأ مثيلًا جديدًا.

اختيار قواعد المطابقة

أنشئ قواعد من معلومات تعرّف الرد المتوقع بصورة فريدة. بحسب قدرة البريد المعدّة، قد تشمل الحقول الظاهرة المرسل والمستلم أو عنوان RAPTIX والموضوع ونص الرسالة واللغة وتفاصيل المرفقات ومرجع المستند أو المشروع ومتغيرات سير العمل.

تجمع المطابقة الجيدة بين مرجع عمل ثابت والقناة المتوقعة. مثال:

Recipient is {{workflow_reply_address}}
AND subject contains {{case_reference}}
AND sender is {{supplier_email}}

تجنب قاعدة مثل «يحتوي الموضوع على invoice» وحدها. قد تطابق القاعدة الواسعة رسالة خاطئة عندما تنتظر مثيلات عدة في الوقت نفسه.

استخدم المتغيرات التي أنتجتها خطوات سابقة بدلًا من كتابة قيمة تتغير في كل تشغيل. عاين القاعدة أو اختبرها بعينة عندما يتوفر ذلك العنصر.

إعداد ما يحدث عند وصول البريد

يمكن لخطوة الانتظار إتاحة معلومات الرسالة المسموح بها للعُقد التالية، مثل:

• المرسل والمستلمين والموضوع ووقت الاستلام؛
• نص آمن أو نص مستخرج؛
• أسماء المرفقات ومراجع الملفات المسموح بها؛
• مرجع الرسالة أو سلسلة الرسائل؛ و
• نتيجة قاعدة المطابقة.

استخدم هذه المخرجات في شرط أو مهمة بشرية أو خطوة وكيل ذكاء اصطناعي أو خطوة مستندات أو رد بالبريد. تعامل مع توفر المرفق باعتباره مشروطًا؛ إذ يجب أن تجتاز الملفات المحتفظ بها فحوص أمان مساحة العمل قبل أن يستطيع المستخدم تنزيلها.

ضبط مهلة انتظار

لا تترك عملية عمل منتظرة بلا نهاية، إلا إذا كانت هذه هي السياسة المقصودة.

1. اختر أقصى مدة انتظار تعرضها العقدة.
2. وجّه نتيجة انتهاء المهلة إلى مخرج صريح.
3. أضف تذكيرًا أو إعادة إسناد أو تصعيدًا أو إغلاقًا مسجلًا حسب الحاجة.
4. اجعل الرسالة الموجهة إلى المكلّف تشرح ما لم يصل وأي مثيل يحتاج إلى متابعة.

ينبغي ألا يتظاهر مسار انتهاء المهلة بوصول رد. لا تستخدم فيه متغيرات الرسالة المستلمة إلا بعد التحقق من وجودها.

التحقق والاختبار

قبل التنشيط:

1. تحقق من سير العمل وحل المخرجات غير المتصلة أو المتغيرات المفقودة.
2. شغّل مثيلًا تجريبيًا بمرجع مميز.
3. أرسل رسالة غير مطابقة وتأكد من بقاء التشغيل في الانتظار.
4. أرسل رسالة مطابقة وتأكد من استئناف المثيل الصحيح مرة واحدة.
5. اختبر مسار انتهاء المهلة بمدة قصيرة، ثم استعد القيمة المقصودة.
6. راجع الخط الزمني للمثيل وسجل أرشيف البريد المسموح به.

لا تظهر أدوات التشخيص أو إعادة التشغيل أو الرسائل غير القابلة للتسليم إلا عندما توفرها بيئة البريد والخطة. ولا يجعل غيابها قاعدة واسعة آمنة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها