شاشة قرارات الدفعة: الاعتمادات المجمعة على مستوى الصفوف وتصدير التدقيق
ما هي؟
تعرض شاشة قرارات الدفعة السجل الكامل لعملية إرسال واحدة من اعتماد دفعة: كل صف بيانات قُدّم إلى المعتمد، والقرار الفردي الذي اتخذه بشأن كل صف، سواء اعتمادًا أو رفضًا أو تعليقًا أو إجراءً مخصصًا، وأي تعليق تركه لكل صف، والطابع الزمني لكل قرار.
تصل إلى هذه الشاشة بعد أن يكمل المكلّف بالمهمة اعتماد دفعة على مستوى الصفوف في مدير مهام سير العمل. تتاح النتائج فورًا في جدول قابل للترتيب والتصفية، مع ملخص دائري يوضح توزيع القرارات. يمكنك البحث في جميع الأعمدة، والتصفية حسب نوع الإجراء، وإخفاء الأعمدة أو تثبيتها، وتصدير مجموعة البيانات كاملة إلى ملف CSV.
هذه الشاشة للقراءة فقط؛ والغرض منها مراجعة نتائج إرسال دفعة مكتملة وتدقيقها، لا إعادة اتخاذ القرارات.
أهميتها وفوائدها الرئيسية
- مساءلة كاملة لكل صف — اعرف بالضبط أي عنصر اعتُمد أو رُفض أو عُلّق، ومن اتخذ القرار، مع طوابع زمنية يمكن الاستناد إليها قانونيًا في التدقيق.
- ملخص مرئي فوري — يمنحك المخطط الدائري وبطاقات الإحصاءات أعلى الصفحة توزيعًا سريعًا للقرارات، مثل 150 معتمدًا و12 مرفوضًا و3 معلّقة، قبل الانتقال إلى بيانات الصفوف.
- التصفية حسب الإجراء — انقر أي إجراء في مفتاح الرسم لتعرض في الجدول الصفوف المعتمدة وحدها أو المرفوضة وحدها وما إلى ذلك.
- البحث في كل الأعمدة — اعثر على أي عنصر في مجموعة بيانات كبيرة خلال ثوان بكتابة قيمة في مربع البحث العام.
- محادثة لكل صف — انقر أي تعليق في الجدول لفتح نافذة بأسلوب المحادثة تعرض التبادل الكامل للتعليقات عبر كل مستويات الاعتماد لذلك الصف.
- تصدير CSV بنقرة واحدة — نزّل مجموعة البيانات المصفّاة أو الكاملة إلى ملف CSV لاستخدامها في جداول البيانات أو أنظمة الامتثال أو أرشيفات البيانات.
- تخطيط مرن للجدول — غيّر أحجام الأعمدة، وثبّت المهمة منها إلى اليسار لتظل ظاهرة أثناء التمرير، وأخفِ الأعمدة التي لا تحتاج إليها.
قبل أن تبدأ
- تحتاج إلى الوصول إلى كل المثيلات وإلى مثيل سير العمل المحدد الذي يتضمن اعتماد الدفعة المكتمل.
- يجب أن يكون المكلّف قد أرسل الدفعة بالفعل. لا يُنشأ سجل قرار الدفعة إلا بعد نقره زر إرسال (Submit) النهائي في مدير مهام سير العمل.
- قد تكون هذه الشاشة متاحة لكل من يستطيع عرض كل المثيلات أو مقصورة على المشرفين وأدوار محددة، بحسب صلاحيات مؤسستك. تواصل مع المشرف إذا تعذر عليك الوصول إليها.
طريقة الاستخدام خطوة بخطوة
الخطوة 1 — فتح شاشة قرارات الدفعة
من كل المثيلات:
- افتح التطبيقات ← سير العمل ← كل المثيلات.
- اعثر على مثيل سير العمل الذي يحتوي على اعتماد الدفعة، باستخدام الجدول وترقيم صفحاته عند الحاجة.
- انقر صف مثيل سير العمل لفتح عرض تفاصيل سير العمل؛ راجع عرض تفاصيل سير العمل.
- في الخط الزمني للاعتماد أو سجل الإجراءات في عرض التفاصيل، اعثر على خطوة اعتماد الدفعة وانقر عرض قرار الدفعة (View Batch Decision) أو رابط معرّف الدفعة.
من مدير مهام سير العمل مباشرة بعد الإرسال:
بعد أن يرسل المكلّف قرار دفعة، تعيد المنصة توجيهه إلى كل المثيلات. إذا ظهر رابط معرّف الدفعة في إشعار النجاح أو عرض تفاصيل سير العمل، فانقره للانتقال مباشرة إلى شاشة قرارات الدفعة لذلك الإرسال.
الخطوة 2 — قراءة الرأس وبطاقات الملخص
-
يعرض الرأس أعلى الصفحة:
- معرّف الدفعة (Batch ID) — المعرّف الفريد لإرسال هذه الدفعة، ويظهر على هيئة شريحة رمز.
- اسم سير العمل وعنوان المهمة — لتحديد الخطوة التي تنتمي إليها الدفعة.
- عولجت بواسطة (Processed by) — اسم الشخص الذي أرسل القرارات.
- عولجت في (Processed at) — التاريخ والوقت الدقيقان لإرسال الدفعة.
-
تظهر أسفل الرأس أربع بطاقات ملخص إحصائية:
البطاقة ما تعرضه إجمالي العناصر (Total Items) عدد الصفوف في هذه الدفعة. نوع القرار (Decision Type) نوع القرار الأساسي، مثل «مختلط» إذا استُخدمت إجراءات عدة، أو «معتمد» إذا تلقت كل الصفوف الإجراء نفسه. المخطط الدائري (Pie Chart) توزيع مرئي للقرارات بحسب الإجراء، مع قطاعات ملونة ومفتاح يعرض أسماء الإجراءات وأعدادها.
الخطوة 3 — تصفية النتائج والبحث فيها
-
يحتوي شريط البحث وعوامل التصفية (Search & Filters) على عنصرين:
- مربع البحث العام — اكتب أي نص لتصفية الجدول فورًا إلى الصفوف التي يحتوي أي عمود فيها على ذلك النص. يفيد في العثور على اسم موظف أو معرّف أو قيمة محددة.
- قائمة الإجراء المنسدلة — اختر إجراءً معينًا، مثل «مرفوض»، لعرض الصفوف التي تحمل ذلك القرار فقط. تسرد القائمة كل إجراء مع عدده. اختر كل الإجراءات (All Actions) لإزالة عامل التصفية.
-
يتحدث عدد الصفوف أثناء التصفية، وتظهر عبارة «عرض X من Y من العناصر» بجوار عناصر التحكم.
النصيحة الاحترافية الظاهرة على الشاشة: «اسحب حدود الأعمدة لتغيير الحجم • انقر الرؤوس للترتيب • ثبّت الأعمدة المهمة».
الخطوة 4 — قراءة جدول البيانات
-
يعرض الجدول الرئيسي كل صفوف الدفعة مع الأعمدة المضمنة الآتية:
العمود ما يعرضه #، رقم الصف رقم متسلسل للصف، مثبت إلى اليسار. الإجراء (Action) القرار المتخذ لهذا الصف في شارة ملونة؛ أخضر للاعتماد، وأحمر للرفض، وأصفر للتعليق، وهكذا. أعمدة البيانات الأصلية كل أعمدة البيانات من مجموعة المصدر، مثل اسم الموظف والقسم وتاريخ الحضور. تُنسّق أسماء الأعمدة تلقائيًا من البيانات. التعليق (Comment) التعليق الذي تركه المعتمد لهذا الصف. إذا وجدت تعليقات عدة عبر مستويات الاعتماد، تعرض شارة فقاعة عددها. انقر خلية التعليق لعرض السلسلة كاملة. أعمدة التاريخ تعرض قيم التاريخ رمز تقويم وتاريخًا ووقتًا منسقين. -
انقر رأس أي عمود لترتيب الجدول حسبه. انقر مرة أخرى لعكس اتجاه الترتيب. يشير رمز سهم إلى الترتيب النشط.
-
انقر صفًا لتمييزه، وهو أمر مفيد عند مقارنة صفوف متجاورة. انقره مرة أخرى لإلغاء التحديد.
الخطوة 5 — إدارة الأعمدة
-
انقر رأس قسم عناصر تحكم الأعمدة (Column Controls) لتوسيع لوحة إدارة الأعمدة. يظهر كل عمود كوسم يتضمن:
- مربع تحديد لإظهار العمود أو إخفائه؛
- رمز تثبيت لتثبيت العمود في الجانب الأيسر من الجدول أو إلغاء تثبيته.
-
لإخفاء عمود، أزل علامة مربع التحديد المجاور له. يختفي العمود فورًا من الجدول.
-
لتثبيت عمود، انقر رمز التثبيت المجاور له. تبقى الأعمدة المثبتة ثابتة إلى اليسار أثناء التمرير الأفقي. يتحول رمز التثبيت إلى الأزرق عند التثبيت.
-
لإلغاء تثبيت عمود، انقر رمز التثبيت الأزرق مرة أخرى.
يكون عمودا #، رقم الصف، والإجراء مثبتين افتراضيًا. وقد تُثبّت أيضًا تلقائيًا الأعمدة التعريفية المهمة في بياناتك، إذا أمكن اكتشافها.
الخطوة 6 — عرض محادثات التعليق لكل صف
- إذا عرض صف في عمود التعليق رمز فقاعة دردشة زرقاء مع شارة رقم، مثل
3، فهذا يعني أن للصف تعليقات عدة من مستويات اعتماد مختلفة. - انقر أي موضع في خلية التعليق لذلك الصف. تفتح نافذة حوار تعرض سلسلة التعليقات الكاملة للصف في شكل محادثة:
- كل تعليق فقاعة منسوبة إلى المعتمد باسمه وشارة مستواه، مثل
L1أوL2؛ - يظهر الإجراء المتخذ في ذلك المستوى كوسم صغير بجوار اسم المرسل؛
- تظهر تعليقات المستويات الفردية إلى اليسار والزوجية إلى اليمين؛
- تظهر الطوابع الزمنية أسفل كل فقاعة.
- كل تعليق فقاعة منسوبة إلى المعتمد باسمه وشارة مستواه، مثل
- انقر إغلاق (Close) أو انقر خارج النافذة للعودة إلى الجدول.
الخطوة 7 — التصدير إلى CSV
- انقر زر تصدير CSV (Export CSV) في الركن العلوي الأيمن من منطقة الرأس.
- ينشئ النظام ملف CSV يحتوي على كل الصفوف الظاهرة حاليًا، مع احترام أي عامل تصفية للإجراء أو بحث عام نشط.
- يُنزّل الملف تلقائيًا إلى جهازك. يتبع اسم الملف النمط:
batch-decision-[batchId]-[date].csv.
يُعطّل زر تصدير CSV ويظهر باللون الرمادي إذا لم توجد صفوف تطابق عامل التصفية الحالي. امسح عوامل التصفية لتمكينه.
شرح الخيارات والإعدادات
منطقة الرأس
| العنصر | ما يعرضه أو يفعله |
|---|---|
| زر العودة إلى لوحة المعلومات (Back to Dashboard) | يعيدك إلى كل المثيلات. |
| شريحة رمز معرّف الدفعة | المعرّف الفريد لإرسال الدفعة. انسخه عند التواصل مع الدعم أو للإحالات المتعلقة بالامتثال. |
| سير العمل والمهمة | اسم سير العمل وعنوان المهمة اللذان تنتمي إليهما الدفعة. |
| عولجت بواسطة | المستخدم الذي أرسل قرار الدفعة. |
| عولجت في | تاريخ إرسال الدفعة ووقته. |
| زر تصدير CSV | ينزّل الجدول المصفّى الحالي كملف CSV. |
بطاقات الملخص
| البطاقة | الوصف |
|---|---|
| إجمالي العناصر | عدد كل صفوف الدفعة بغض النظر عن عامل التصفية الحالي. |
| نوع القرار | «مختلط» إذا استُخدمت أنواع إجراءات عدة؛ وإلا فاسم الإجراء الوحيد المطبق على كل الصفوف. |
| المخطط الدائري | توزيع رسومي يوضح نسبة كل إجراء، مع تسمية كل قطاع باسم الإجراء والنسبة المئوية. |
البحث وعوامل التصفية
| عنصر التحكم | الوصف |
|---|---|
| مربع البحث العام | يبحث في كل الأعمدة الظاهرة في الوقت نفسه، ويحدّث الجدول آنيًا أثناء الكتابة. |
| قائمة عامل تصفية الإجراء | تصفّي الجدول لعرض الصفوف ذات الإجراء المحدد فقط. تُملأ الخيارات من القرارات الفعلية في الدفعة، ويمسح كل الإجراءات عامل التصفية. |
| تسمية عدد الصفوف | تعرض «عرض X من Y من العناصر» بناءً على عامل التصفية والبحث النشطين. |
جدول البيانات
| العنصر | الوصف |
|---|---|
| رؤوس الأعمدة | انقر للترتيب تصاعديًا أو تنازليًا. غيّر الحجم بسحب الحد الأيمن لأي رأس. |
| تمييز الصف | انقر صفًا لتمييزه بالأزرق، ثم انقر مرة أخرى لإلغاء التحديد. |
| شارات الإجراءات | شارة ملونة تعرض قرار كل صف. الأخضر للإكمال أو الاعتماد، والأحمر للرفض، والأصفر للتعليق، والأزرق للتعليق أو إجراء آخر. |
| خلية التعليق | تعرض أحدث تعليق وإجمالي عدد التعليقات. انقر لفتح سلسلة المحادثة كاملة. |
| خلايا التاريخ | تعرض رمز تقويم وتاريخًا ووقتًا محليين منسقين. |
لوحة عناصر تحكم الأعمدة
| عنصر التحكم | الوصف |
|---|---|
| مربع تحديد العمود | إظهار عمود أو إخفاؤه. |
| رمز التثبيت | تثبيت العمود إلى الجانب الأيسر ليظل ظاهرًا أثناء التمرير الأفقي. الأزرق يعني أنه مثبت. |
نافذة محادثة التعليقات
| العنصر | الوصف |
|---|---|
شارة المستوى (L1 وL2...) |
مستوى الاعتماد الذي ترك التعليق. |
| اسم المرسل | الشخص الذي ترك التعليق. |
| وسم الإجراء | الإجراء الذي اتخذه في ذلك المستوى، مثل «تم الاعتماد» أو «مرفوض». |
| الفقاعة | نص التعليق. المحاذاة إلى اليسار للمستويات الفردية وإلى اليمين للزوجية. |
| الطابع الزمني | وقت إرسال التعليق. |
| زر الإغلاق | يعيدك إلى الجدول الرئيسي. |
نصائح وأفضل الممارسات
- استخدم عامل تصفية الإجراء مباشرة عندما تتلقى تقريرًا أو استفسارًا عن نوع قرار محدد. تعرض التصفية إلى «مرفوض» العناصر التي تحتاج إلى متابعة فقط.
- صدّر ملف CSV فور إكمال المستوى واحفظه في نظام إدارة مستنداتك. إذا نشأ نزاع لاحقًا، يوفّر الملف سجلًا قابلًا للتقديم أمام القضاء لكل قرار.
- ثبّت أهم عمود تعريفي، مثل «معرّف الموظف» أو «رقم الفاتورة»، بجانب عمود الإجراء حتى ترى المعرّف والقرار معًا دائمًا أثناء التمرير يمينًا.
- راجع محادثة كل صف قبل تصعيد عنصر مرفوض. ربما شرح المعتمد السبب في تعليقه بالفعل، فلا تحتاج إلى طلب توضيح إضافي.
- استخدم تسمية عدد الصفوف بعد التصفية للتحقق من عدد العناصر المرفوضة أو المعلّقة قبل التصعيد إلى الإدارة. تعني عبارة «عرض 12 من 165 عنصرًا» مع عامل تصفية المرفوض أن 12 عنصرًا من أصل 165 تحتاج إلى متابعة.
- رتّب حسب عمود الإجراء لتجميع الاعتمادات والرفض، مما يسهّل المراجعة.
- عند تدقيق اعتماد متعدد المستويات، افتح شاشة قرارات الدفعة لكل مستوى على حدة؛ إذ ينشئ كل مستوى معرّف دفعة مستقلًا، وقارن القرارات بين المستويات.
الأسئلة الشائعة
س: هل يمكنني تغيير قرار أحد الصفوف من هذه الشاشة؟
لا. شاشة قرارات الدفعة للقراءة فقط. تُسجل القرارات وقت الإرسال ولا يمكن تعديلها هنا. إذا لزم تصحيح، فتواصل مع مشرف سير العمل؛ فقد يلزم تشغيل سير العمل مجددًا أو تصحيحه يدويًا.
س: لماذا يظهر زر تصدير CSV باللون الرمادي؟
يُعطل الزر عندما لا توجد صفوف تطابق عامل التصفية الحالي. فإذا اخترت مثلًا إجراء «تعليق» ولم يكن أي عنصر معلّقًا، فامسح عامل التصفية وحاول مجددًا.
س: أرى معرّف دفعة في عرض تفاصيل سير العمل، لكن النقر عليه يعرض خطأ. ما السبب؟
ربما لم يُحفظ سجل الدفعة بعد، كما لو كان الإرسال لا يزال قيد التنفيذ، أو ربما تلف معرّف الدفعة. حدّث الصفحة وحاول مجددًا. إذا استمر الخطأ، فتواصل مع المشرف وقدّم معرّف الدفعة للتحقق.
س: ما مدة الاحتفاظ بسجلات قرارات الدفعة؟
تُحفظ سجلات قرارات الدفعة في قاعدة بيانات سير العمل طوال مدة الاحتفاظ بمثيل سير العمل. لا تنتهي صلاحيتها تلقائيًا. ويتحكم المشرفون في الاحتفاظ بالبيانات على مستوى المؤسسة.
س: لا أرى كل أعمدة البيانات التي توقعتها. لماذا؟
يُخفي الجدول تلقائيًا الأعمدة التي: أ) تُعد معرّفات داخلية، أو ب) تنتمي إلى مستوى اعتماد مختلف عن المستوى المعروض، أو ج) أصبحت مكررة بعد التطبيع. افتح لوحة عناصر تحكم الأعمدة لمراجعة قائمة الأعمدة المخفية وإظهار ما يلزم لمراجعتك.
س: هل يمكنني مشاركة رابط هذه الشاشة مع زميل؟
نعم. يحتوي عنوان URL على معرّف الدفعة، ولذلك يتيح نسخ الرابط ومشاركته لأي زميل يملك صلاحيات كافية عرض الدفعة نفسها. وسيلزمه تسجيل الدخول إلى المنصة للوصول إليها.
س: كيف يُنشأ المخطط الدائري؟
يستخدم المخطط بيانات actions_summary التي تعيدها المنصة لهذه الدفعة؛ ويعرض عدد كل إجراء ونسبته باستخدام اللون المعدّ للإجراء. وإذا تلقت كل الصفوف الإجراء نفسه، يظهر المخطط دائرة كاملة بقطاع واحد.