تصميم خطوات المهام: الإسناد والأولوية ونماذج المهام والإجراءات ورفع المستندات
ما هذه الميزة؟
عقدة المهمة هي وحدة البناء التي تضيف القرار البشري إلى عمليات سير العمل. عندما يحتاج سير العمل إلى شخص يراجع معلومات، أو يدخل قيمًا منظمة، أو يتخذ قرارًا، أو يرفع مستندًا، تضيف عقدة مهمة. يحدد المصمم من يتلقى المهمة، وأولويتها، والحقول التي يكملها المسند إليه، وأزرار القرار التي يراها، والمستندات التي يجب أن يقدمها. عند التشغيل، يرى المسند إليه شاشة مصممة لهذا الغرض، وهي مدير مهام سير العمل، وتجمع البيانات والنموذج والأزرار وعمليات الرفع في مكان واحد.
عُقد المهام هي الوسيلة الأساسية التي تصل الخطوات المؤتمتة بالحكم البشري. وهي تستبدل سلاسل الموافقات عبر البريد الإلكتروني بعملية منظمة يمكن تتبعها.
لماذا تفيدك؟ وما مزاياها الأساسية؟
- يتلقى الشخص المناسب إشعارًا دائمًا ولا تفوته المهمة — يمكن إسنادها إلى مستخدم محدد، أو دور، أو متغير ديناميكي كي يحدد سير العمل بنفسه من ينبغي أن يتصرف.
- تحل أزرار القرار المخصصة محل تسميات الموافقة والرفض العامة — سمِّ كل نتيجة بما يطابق لغة عملك، مثل «تأييد» أو «إعادة للمراجعة» أو «إرسال إلى الإدارة القانونية»، واختر لونًا يسهّل تمييزها فورًا.
- تجمع نماذج المهام قيمًا منظمة عند نقطة القرار — أضف نصوصًا وأرقامًا وتواريخ وخيارات ومربعات اختيار وملفات مباشرة إلى عقدة المهمة. يؤدي اختيار الإجراء المسموح إلى إرسال النموذج واختيار المسار.
- رفع المستندات مدمج — عرّف حقول رفع مسماة مع حدود الحجم والحالة المطلوبة أو الاختيارية، كي يقدم المسند إليه كل المطلوب دون مراسلات أو متابعة.
- تُرسل رسالة إشعار إلى المسند إليه تلقائيًا — صممها في محرر السحب والإفلات نفسه المستخدم لعُقد البريد الأخرى، ويمكن أن تتضمن أي متغير سير عمل كعلامة دمج.
- تُتبع كل مهمة — تظهر المهمة ضمن مهامي للمسند إليه، ويستطيع المسؤولون مراقبتها في كل المثيلات مع سجل تدقيق كامل.
- لا تضيع أي مهمة — إذا لم يُتخذ إجراء قبل تاريخ الاستحقاق، تعمل التذكيرات وقواعد التصعيد تلقائيًا. راجع إدارة المواعيد النهائية.
قبل أن تبدأ
- تحتاج إلى الوصول إلى سير عمل في المصمم المرئي بوضع التحرير. إذا كان بإمكانك العرض فقط، فاطلب من المسؤول صلاحية التحرير. راجع صلاحيات عمليات سير العمل.
- افهم بنية سير العمل وحدد الخطوة التي تحتاج إلى تدخل بشري والنتائج الممكنة، مثل موافقة أو رفض أو تعليق.
- إذا كنت ستسند المهمة إلى متغير، أي مسند إليه ديناميكي، فتأكد من أن سير العمل يحتوي على عقدة بدء تلتقط بريد المسند إليه كمتغير. راجع عُقد مشغّلات البدء واستخدام متغيرات سير العمل وعلامات الدمج.
- انتقل إلى عمليات سير العمل من الشاشة الرئيسية للمنصة، ثم افتح سير العمل المطلوب واختر تحرير.
طريقة الاستخدام خطوة بخطوة
الخطوة 1 — أضف عقدة مهمة إلى اللوحة
- افتح لوحة العناصر في يسار المصمم المرئي.
- من علامة تبويب أساسي، حدد عقدة مهمة.
- اسحب عقدة المهمة إلى اللوحة وضعها بعد الخطوة التي ينبغي أن تسبق هذا القرار البشري.
- صِل حافة إخراج العقدة السابقة بمقبض إدخال عقدة المهمة.
الخطوة 2 — افتح إعدادات عقدة المهمة
- انقر على عقدة المهمة نقرًا مزدوجًا، أو انقر مرة لتحديدها ثم اختر رمز الإعدادات الذي يظهر. تفتح لوحة خصائص المهمة في الجانب الأيمن.
الخطوة 3 — أكمل علامة تبويب «أساسي»
-
تفتح علامة أساسي افتراضيًا. أكمل الحقول التالية:
- العنوان — أدخل اسمًا قصيرًا ووصفيًا للمهمة، مثل «مراجعة المدير للعقد». يظهر هذا العنوان في مهامي للمسند إليه وفي رسائل الإشعار.
- الوصف — أضف سياقًا أو تعليمات للمسند إليه. ما الذي ينبغي أن يبحث عنه؟ وما الذي تتطلبه عملية العمل؟ يظهر هذا النص في مدير مهام سير العمل.
- المسند إليه — أدخل عنوان البريد الإلكتروني للشخص أو الدور الذي ينبغي أن يتلقى المهمة. يمكنك أيضًا إدخال متغير سير عمل بصيغة
{{variable_name}}للإسناد الديناميكي، مثل{{requester_manager_email}}. - الأولوية — اختر منخفضة أو متوسطة أو عالية أو عاجلة من القائمة. يؤثر ذلك في شارة الأولوية الظاهرة في صندوق المهام.
- الساعات المقدرة — أدخل رقمًا يمثل الجهد المتوقع. هذه المعلومة للإرشاد فقط وتُستخدم في التقارير.
- الوسوم — اكتب وسمًا واضغط Enter لإضافته. تساعد الوسوم في تجميع المهام وتصفيتها عبر عمليات سير العمل.
يوجد إعدادان مرتبطان في علامات تبويب أخرى من اللوحة نفسها:
- الفئة (علامة النموذج) — اختر موافقة لصفحة موافقة قياسية، أو نموذج لجمع مدخلات منظمة داخل المهمة، أو Appsmith لصفحة متصلة من منشئ التطبيقات عندما يتوفر الخيار. يتحكم هذا الاختيار أيضًا في توفر الموافقة لكل عنصر، وليس تسمية حرة.
- العرض في مهامي (علامة متقدم) — فعّل هذا الخيار إذا أردت ظهور المهمة ضمن مهامي للمسند إليه. عند تعطيله، تستمر رسالة المهمة في الوصول بالبريد لكنها لا تظهر في تلك القائمة.
عند اختيار نموذج، أضف الحقول التي يجب أن يكملها المسند إليه. تصبح الإجراءات المسموحة لعقدة المهمة أزرار النموذج، ولا يوجد زر إرسال منفصل. راجع نماذج المهام: جمع مدخلات منظمة داخل مهمة بشرية للتعرف على أنواع الحقول والقيم الافتراضية المخفية والتعامل مع الملفات ومعرّفات الإجراءات والتوجيه والمخرجات اللاحقة.
الخطوة 4 — اضبط أزرار الإجراءات (علامة الإجراءات)
-
اختر علامة الإجراءات.
تتحكم هذه العلامة في أزرار القرار التي يراها المسند إليه في مدير مهام سير العمل. توجد افتراضيًا ثلاثة إجراءات: إكمال باللون الأخضر، ورفض بالأحمر، وتعليق بالأصفر.
-
لتحرير إجراء موجود، اختره من القائمة:
- الاسم — غيّر تسمية الزر لتوافق لغة عملك، مثل تغيير «إكمال» إلى «موافقة».
- اللون — اختر الأخضر أو الأحمر أو الأصفر أو الأزرق أو البنفسجي أو الرمادي. يظهر اللون على الزر وعلى حافة الاتصال في المصمم.
- يتطلب تعليقًا — فعّله لإلزام المسند إليه بكتابة تعليق قبل اختيار الإجراء. يفيد في قرارات الرفض أو التعليق التي تتطلب سببًا.
- يتطلب إعادة الجدولة — فعّله إذا كان اختيار هذا الإجراء ينبغي أن يطلب من المسند إليه تحديد تاريخ جديد، كما في قرارات التأجيل أو إعادة الجدولة.
-
لإضافة زر إجراء جديد، اختر + إضافة إجراء أسفل القائمة.
-
لإزالة إجراء، اختر رمز سلة المهملات المجاور له.
بعد الحفظ، ارسم حافة من عقدة المهمة على اللوحة. عند إفلات الحافة، يطلب مربع حوار تحديد نتيجة الإجراء التي يمثلها هذا الاتصال. اختر النتيجة من قائمتك؛ فتحمل الحافة اللون والتسمية المطابقين.
الخطوة 5 — اضبط رسالة الإشعار (علامة الإشعارات)
- اختر علامة الإشعارات.
- فعّل البريد الإلكتروني مُمكّن لإرسال رسالة إشعار تلقائية عند إنشاء المهمة.
- اختر تحرير البريد الإلكتروني لفتح منشئ البريد بالسحب والإفلات. صمم الرسالة التي سيتلقاها المسند إليه. يمكنك إدراج متغيرات سير العمل كعلامات دمج، مثل
{{task_title}}و{{assignee_name}}و{{due_date}}، باستخدام لوحة المتغيرات. راجع عقدة البريد الإلكتروني للحصول على شرح كامل للمنشئ. - فعّل إرسال تذكيرات إذا أردت إرسال رسائل تذكير على فترات قبل تاريخ الاستحقاق. أدخل فواصل مثل
30mأو3hأو24hمفصولة بفواصل، واختر تحرير رسالة التذكير لتخصيصها.
الخطوة 6 — أضف حقول رفع المستندات (علامة رفع المستندات)
- اختر علامة رفع المستندات.
- اختر + إضافة حقل رفع لإنشاء خانة رفع جديدة.
- اضبط لكل حقل رفع ما يلي:
| الإعداد | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|
| التسمية | اسم حقل الرفع كما يراه المسند إليه، مثل «العقد الموقع» أو «نسخة جواز السفر». |
| الحد الأقصى لحجم الملف (MB) | أكبر حجم مسموح لكل ملف بالميغابايت. يرفض النظام الملفات التي تتجاوز هذا الحد. |
| الحد الأقصى للملفات | أكبر عدد من الملفات التي يمكن للمسند إليه إرفاقها بهذا الحقل. |
| مطلوب | عند تفعيله، لا يستطيع المسند إليه إرسال المهمة حتى يرفع ملفًا واحدًا على الأقل هنا. |
| يتطلب تعليقًا | عند تفعيله، يجب كتابة تعليق يشرح المرفق قبل الإرسال. |
- اسحب الحقول إلى أعلى أو أسفل لتغيير ترتيب عرضها في مدير مهام سير العمل.
- لإزالة حقل، اختر رمز سلة المهملات المجاور له.
الخطوة 7 — احفظ إعدادات المهمة
- اختر حفظ المهمة أسفل اللوحة. تتحدث العقدة على اللوحة ويظهر عليها عنوان المهمة.
- صِل حواف نتائج عقدة المهمة: اسحب من العقدة إلى العقدة التالية في سير العمل لكل نتيجة إجراء، واختر النتيجة الصحيحة من مربع الحوار الظاهر.
شرح الخيارات والإعدادات
علامة أساسي
| الحقل | مطلوب | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|---|
| العنوان | نعم | اسم قصير يظهر في مهامي ورسائل الإشعار وسجلات التدقيق. |
| الوصف | لا | تعليمات نصية حرة تظهر للمسند إليه في مدير مهام سير العمل. |
| المسند إليه | نعم | عنوان البريد أو {{variable}} للشخص الذي يتلقى المهمة. |
| الأولوية | نعم | منخفضة أو متوسطة أو عالية أو عاجلة، وتظهر كشارة في صندوق المهام. |
| الساعات المقدرة | لا | الوقت المتوقع للإكمال، وهو للمعلومات فقط. |
| الوسوم | لا | تسميات حرة لتجميع المهام وتصفيتها. |
علامة النموذج
| الحقل | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|
| الفئة | تحدد نوع صفحة المهمة: موافقة لمهمة قياسية، أو نموذج لمدخلات منظمة يرسلها إجراء مسموح، أو Appsmith لصفحة متصلة من منشئ التطبيقات عند توفرها. كما تتحكم في توفر الموافقة لكل عنصر. |
| حقول نموذج المهمة | تظهر مع فئة نموذج، وتحدد قيم النصوص والأرقام والتواريخ والخيارات ومربعات الاختيار والملفات التي تُجمع عند تصرف المسند إليه. |
علامة متقدم
| الحقل | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|
| العرض في مهامي | عند تفعيله، تظهر المهمة ضمن مهامي للمسند إليه بالإضافة إلى البريد الإلكتروني. |
علامة الإجراءات
| الحقل | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|
| الاسم | النص الظاهر على الزر الذي يختاره المسند إليه، مثل «موافقة» أو «رفض» أو «إعادة». |
| اللون | لون الزر في شاشة الموافقة ولون الحافة في المصمم. |
| يتطلب تعليقًا | يلزم المسند إليه بكتابة تعليق قبل إرسال هذا الإجراء. |
| يتطلب إعادة الجدولة | يلزم المسند إليه بتحديد تاريخ جديد قبل إرسال هذا الإجراء. |
علامة الإشعارات
| الحقل | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|
| البريد الإلكتروني مُمكّن | يرسل رسالة تلقائية إلى المسند إليه عند إنشاء المهمة. |
| تحرير البريد الإلكتروني | يفتح منشئ البريد بالسحب والإفلات لإشعار الإسناد. |
| إرسال تذكيرات | يمكّن رسائل التذكير التلقائية في الفترات المحددة. |
| فواصل التذكير | قائمة فترات زمنية تفصلها فواصل، مثل 30m و3h و24h. |
| تحرير رسالة التذكير | يفتح المنشئ لتعديل محتوى رسالة التذكير. |
علامة رفع المستندات
| الحقل | ما الذي يفعله؟ |
|---|---|
| التسمية | اسم خانة الرفع الظاهر في شاشة الموافقة. |
| الحد الأقصى لحجم الملف (MB) | حد الحجم لكل ملف. تُرفض الملفات التي تتجاوزه قبل الرفع. |
| الحد الأقصى للملفات | أكبر عدد من الملفات المسموح به في هذه الخانة. |
| مطلوب | لا يمكن إرسال المهمة من دون ملف واحد على الأقل في هذه الخانة. |
| يتطلب تعليقًا | يجب إدخال تعليق عند رفع ملفات إلى هذه الخانة. |
| السماح باستبدال المستند | يتيح للمسند إليه رفع الملفات حتى إذا لم تُعرّف خانة رفع محددة. |
نصائح وأفضل الممارسات
- طابق أسماء الإجراءات مع لغة مؤسستك. استخدم «تأييد» أو «تصديق» أو «تفويض» بدلًا من «إكمال». يقلل ذلك الالتباس ويجعل سجل التدقيق واضحًا فورًا.
- اقتصر في عمليات الرفع المطلوبة على الضروري. كل حقل رفع مطلوب قد يوقف العملية؛ فإذا لم يجد المسند إليه الملف، يتعطل سير العمل.
- استخدم المسند إليهم الديناميكيين عبر المتغيرات. يعني تثبيت عنوان بريد بعينه أنك ستضطر إلى إعادة تصميم سير العمل كلما تغير شاغل الدور. استخدم
{{manager_email}}ودع نموذج المشغّل أو خطوة سابقة تزود القيمة. - أضف دائمًا إجراء واحدًا على الأقل يسمح بالرفض. قد تتوقف المهمة إلى أجل غير مسمى إذا رفض المسند إليه الموافقة ولم يوجد مسار رفض.
- فعّل «يتطلب تعليقًا» لإجراءات الرفض والتعليق. يضمن ذلك تسجيل سبب القرار في سجل التدقيق، وهو مهم للامتثال.
- فعّل العرض في مهامي لأي مهمة ينبغي أن تظل ظاهرة حتى إذا فاتت رسالة الإشعار.
- اختبر التدفق كاملًا بتشغيل سير العمل يدويًا، كما يوضح تشغيل سير العمل، وتأكد من أن المستخدم الصحيح تلقى المهمة ورأى الأزرار وحقول الرفع الصحيحة.
الأسئلة الشائعة
س: هل يمكنني إسناد مهمة إلى دور بدلًا من شخص محدد؟ نعم. أدخل اسم الدور أو متغيرًا يعيد معرّف الدور. يصبح كل من يحمل ذلك الدور مؤهلًا لتنفيذ المهمة، ويغلقها أول شخص يتخذ إجراءً بالنسبة إلى الآخرين.
س: ماذا يحدث إذا كان عنوان بريد المسند إليه خاطئًا أو كان المتغير فارغًا؟ تُنشأ المهمة، لكن يفشل تسليم رسالة الإشعار. يمكن أن تظل المهمة ظاهرة في مهامي للمستخدمين المخوّلين. راجع كل المثيلات لمعرفة حالة سير العمل، واستخدم قاعدة بيانات سير العمل عندما تحتاج إلى تحقيق أعمق.
س: هل يمكنني إضافة أكثر من ثلاثة أزرار إجراءات؟ نعم. اختر + إضافة إجراء لإضافة العدد الذي تتطلبه العملية. ينشئ كل إجراء حافة خروج منفصلة على اللوحة، كي توجه كل نتيجة إلى خطوة تالية مختلفة.
س: إذا غيّرت اسم «إكمال» إلى «موافقة»، هل يتعطل شيء؟ لا. يظل معرّف الإجراء الداخلي بلا تغيير؛ الذي يتغير هو اسم العرض فقط. يستمر كل منطق التوجيه المستند إلى الإجراء في العمل.
س: هل يستطيع المسند إليه رفع ملفات إذا لم تُعرّف حقول رفع مستندات؟ لا. يجب إضافة خانات رفع المستندات صراحة في علامة رفع المستندات. إذا أردت السماح بتقديم مستندات من دون تعريف حقل بعينه، ففعّل السماح باستبدال المستند في العلامة نفسها.
س: هل تُرسل رسالة إشعار المهمة فور وصول سير العمل إلى عقدة المهمة؟ نعم. يرسلها النظام بمجرد إنشاء المهمة، أي عندما يصل محرك سير العمل إلى العقدة أثناء التنفيذ. لا يوجد تأخير إلا إذا وضعت عقدة إيقاف مؤقت قبل عقدة المهمة.
س: ماذا أفعل إذا احتجت إلى مرور المهمة بمستويين من الموافقة؟ استخدم عقدة مهمة ثانية بعد الأولى، واربطها بحافة «موافقة» في العقدة الأولى. للموافقات متعددة المستويات على صفوف مجمعة، راجع الموافقات متعددة المستويات والدُفعات.